Buch Mehr PEP im Team!

Ihr Personal Excellence Program

Qualität zählt heute überall: nicht nur bei der Herstellung von Produkten, sondern auch beim Management und im Büro. Das Personal Excellence Program (PEP) hilft Ihnen und Ihren Team­mit­gliedern, die gemeinsame Arbeit effektiv und flexibel zu gestalten. Ein Haup­tau­gen­merk liegt dabei auf einer schlanken und schnellen In­for­ma­tionsver­ar­beitung. Denn im Team gilt: Nur wenn jeder rechtzeitig auf aktuelle In­for­ma­tio­nen zugreifen kann, gelingen Team­pro­jekte. Insgesamt sieben Faktoren spielen eine Rolle, wenn es darum geht, Ihrem Team mehr PEP beizubrin­gen.

Effektive Führung im Team

Als Führungskraft müssen Sie täglich drei un­ter­schiedliche Führungsleis­tun­gen erbringen: Sie müssen sich selbst, jedes einzelne Team­mit­glied und das Team als Ganzes führen. Das ist eine Menge Arbeit. Sie können von Ihren Team­mit­gliedern nicht erwarten, dass sie sich an Werten und Idealen orientieren, die Sie selbst nicht vertreten. Au­then­tis­che Führung bedeutet deshalb: Sie müssen für alles einstehen, was Sie verlangen und Ihren Mi­tar­beit­ern vorleben, wie sie ihre Arbeit machen sollen. In den letzten Jahren hat es sich eingebürgert, für Spezial­prob­leme – ins­beson­dere für die unbequemen – externe Berater ins Haus zu holen. Übertreiben Sie es damit nicht! Es ist in jedem Fall besser, wenn Sie es selber machen. Un­ter­schei­den Sie stets Ihre Rollen gegenüber den Mi­tar­beit­ern. Sie können als Vorge­set­zter, Mitarbeiter oder Experte auftreten. Jede dieser Rollen bringt Konflikte mit den anderen Rollen mit sich. Wenn Sie Ihren Team­mit­gliedern z. B. als Experte fachlichen Rat geben, dürfen Sie nicht Ihre Rolle als deren Vorge­set­zter vernachlässigen.

„Qualitätsof­fen­siven gab es bislang vorrangig in der Fertigung – jetzt kommt der Qualitätsgedanke auch ins Büro.“

Bei der Mi­tar­beit­erführung sollten Sie klar un­ter­schei­den, welchem Mitarbeiter Sie welche Ve­r­ant­wor­tung geben können. Ist er fachlich kompetent und hoch motiviert, können Sie wichtige Aufgaben an ihn delegieren. Das ist die Ide­al­si­t­u­a­tion. Hapert es mit der Kompetenz, sollten Sie ihn beim Wis­senser­werb unterstützen. Bringt er zu wenig Engagement mit, müssen Sie ihn motivieren. Hapert es sowohl an Motivation als auch Know-how, haben Sie keine andere Wahl, als den Mitarbeiter eng zu führen, genaue Vorgaben zu machen und seine Ar­beit­sleis­tung regelmäßig zu kon­trol­lieren. Langfristig sind solche Mitarbeiter echte Teambremsen – es sei denn, es gelingt Ihnen, sie gezielt aufzubauen. Brechen Sie die Un­ternehmensleit­bilder auf Teamebene herunter und nutzen Sie sie für die Teamführung. Das Wichtigste: Setzen Sie klare Ziele, am besten nach der SMART-Formel. Die Ziele müssen Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Ter­minier­bar sein.

Sorgen Sie für geordnete Daten­struk­turen

Häufen sich bei Ihren Mi­tar­beit­ern die Zettel, Akten und CD-ROMs auf dem Schreibtisch? Dann wird es Zeit für ein Ablagesys­tem, das jeder versteht und deshalb auch nutzt. Innerhalb einer halben Minute sollten die Mitarbeiter wissen, wo sie ein Dokument ablegen müssen. Das gilt sowohl für die Pa­pier­ablage als auch für digitale Dateiabla­gen im Computer. Achten Sie auf eine schlanke erste Ebene Ihrer Ablage. Sechs Schlagworte sollten ausreichen: Unternehmen, Personal, Markt, Kunden, Produkte, Lieferanten. Unterhalb dieser Ebene können Sie weitere Gliederun­gen vornehmen − in der Per­son­al­ablage z. B. Bewerbungen, Mi­tar­beit­erge­spräche und Urlaub­slis­ten. Bei den Produkten sind die un­ter­schiedlichen Pro­duk­tlin­ien und einzelnen Produkte aufgeführt usw. Un­ter­schei­den Sie zwischen Ar­beit­sak­ten (z. B. Pro­jek­tun­ter­la­gen, Infos, Wieder­vor­la­gen), die täglich genutzt werden und Nach­schlageak­ten, die, gleich einem Archiv, eher fallweise zu Rate gezogen werden (z. B. Marktinfos, Un­ternehmen­sak­tivitäten, Pro­duk­tbeschrei­bun­gen). Mit Hängereg­is­tern können Sie alle In­for­ma­tio­nen so übersichtlich anordnen, dass sie jederzeit gefunden werden.

Stan­dar­d­isierung erleichtert Ihnen das Leben

Achten Sie auf Standards, die im gesamten Team gelten. Nur so ist gewährleistet, dass Kollegen in die Bresche springen können, wenn ein Team­mit­glied z. B. krankheits­be­d­ingt ausfällt. Für die Ablage im Computer gilt: Festplatten sind tabu! Richten Sie unbedingt ein Team­laufw­erk ein, das nach ein­heitlichen Or­gan­i­sa­tion­skri­te­rien struk­turi­ert ist. Dieses Laufwerk muss jedem Mitarbeiter jederzeit zugänglich sein, und die Daten sollten regelmäßig per Server­backup gesichert werden. Auch bestimmte E-Mails müssen im Teamordner landen – und zwar solche, die wie Dokumente zu behandeln sind, z. B. Rekla­ma­tio­nen oder Preisver­hand­lun­gen. Wenn Sie ein digitales Doku­menten­man­age­mentsys­tem (DMS) einführen wollen, sollten Sie sich gründlich informieren: Viele Mitarbeiter ziehen nicht mit, wenn sie jedes Dokument einscannen müssen. Außerdem gibt es ins­beson­dere bei steuerlich relevanten Akten noch etliche Rechtslücken. Besprechen Sie also mit dem Finanzamt genau, ob und welches DMS für Sie Rechtssicher­heit bietet.

Vom Umgang mit der elek­tro­n­is­chen Post

Die Ko­r­re­spon­denz per E-Mail hat das moderne Geschäftsleben maßgeblich bereichert. Sie sollten diese Kom­mu­nika­tions­form aber klug einsetzen, sonst könnten Ihre Arbeit und Ihre Freizeit darunter leiden. Weil es so schön einfach geht, werden Sie mit Nachrichten und In­for­ma­tio­nen zugeschüttet. Und Sie spielen mit: Jede Nachricht wird begierig geöffnet, und sogar nach Feierabend beschäftigen Sie sich per Blackberry & Co. mit Ihrer Geschäftspost. Ziehen Sie eine deutliche Linie zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Planen Sie feste Zeiten für die E-Mail-Ko­r­re­spon­denz ein, damit das Ping-Geräusch Ihres Postein­gangs nicht Ihren Tag struk­turi­ert. Umgekehrt sollten Sie Ihr Mail­pro­gramm ausschalten, wenn Sie konzen­tri­ert an einer wichtigen Aufgabe arbeiten.

„Nicht nur der Teamleiter selbst, sondern jedes Team­mit­glied ist Vorbild für die anderen.“

Wenn Sie E-Mails abrufen, entscheiden Sie sofort und ohne Zögern, ob eine Nachricht relevant ist und bearbeitet werden muss oder ob sie in den virtuellen Papierkorb gehört. Alle Nachrichten, die Sie nicht binnen fünf Minuten bearbeiten können, sollten Sie entweder markieren oder in Ihren elek­tro­n­is­chen Kalender überführen. Denn: Bleibt sie un­bear­beitet im Postein­gang­sor­d­ner, wird sie schnell vergessen. Interne Nachrichten sollten nicht wild per Kopie ans ganze Team geschickt werden, sondern nur an die Leute, für die es wichtig ist. Anhänge werden immer in der Nachricht kurz zusam­menge­fasst, damit sich der Leser der Nachricht nicht durch einen Rat­ten­schwanz ver­schiedener Dokumente kämpfen muss.

Binden Sie das Vorzimmer ein

Nutzen Sie die Fil­ter­regeln in Ihrem Mail­pro­gramm, um ankommende Nachrichten automatisch in die passenden Ordner – wenn nötig, auch in den Papierkorb – zu verschieben. Dafür müssen Sie natürlich entsprechende Ordner anlegen, die Ihre Kundenliste und Ihre Projekte sinnvoll struk­turi­eren. Besonders für seltene Teambe­sprechun­gen sollten Sie einen Ordner anlegen, in dem alle Mails landen, die einer Besprechung bedürfen. So haben Sie diese schnell parat und müssen nicht lange suchen, wenn die kostbaren Be­sprechungsminuten anbrechen. Wenn Sie eine persönliche Assistentin haben, sollten Sie diese in die Mail­bear­beitung einbinden: So kann die Sekretärin die ankommenden Mails vorfiltern und auf bestimmte Order verteilen. Sie selbst legen einen Ordner „zu drucken“ an und geben Ihrer Assistentin damit einfach und schnell die entsprechen­den Aufträge über das Team­laufw­erk. Selbstverständlich sollte ein gemeinsamer Kalender stets synchron geführt werden, damit es nicht zu Terminüberschnei­dun­gen kommt.

Planen Sie genügend Zeit für wichtige Arbeiten ein

Planung ist für viele Führungskräfte ein Tabu. Sie halten ihren Tagesablauf für zu chaotisch, um dabei an Planung zu denken. Sie wollen immer flexibel sein. Doch genau das erreichen Sie nur, wenn Sie bestimmte feste Zeiten für wichtige, aber nicht zeitkri­tis­che Arbeiten einplanen. Diese so genannten B-Aufgaben werden sonst nämlich gerne vernachlässigt. Entweder haben Aufgaben eine A-Priorität und müssen sofort erledigt werden, oder sie sind zwar dringend, aber nicht wichtig. Diese C-Aufgaben sind Zeitfresser. Dabei kommen die Aufgaben mit B-Priorität zu kurz. Statt den Tag mit vielen kleinen Aufgaben un­ter­schiedlicher Art zu zergliedern, sollten Sie bestimmte Auf­gaben­typen zu Blöcken oder Clustern zusam­men­le­gen. Sie haben dann garantiert einen Zeitgewinn. Am besten machen Sie sich Kalen­dere­inträge für B-Aufgaben. Mi­tar­beit­erge­spräche, Telefonate, Recherchen: Alles sollten Sie gestaffelt erledigen. Or­gan­isieren Sie einen festen Be­sprechung­ster­min für Ihr Team, bei dem ide­al­er­weise alles diskutiert werden kann, was Ihre Team­mit­glieder auf dem Herzen haben. Was für Sie als Chef gilt, sollte für alle gelten: Machen Sie Ihren Mi­tar­beit­ern deutlich, dass sie sich die Zeit nehmen müssen, um in Ruhe konzen­tri­ert zu arbeiten. Dafür können Sie z. B. auch einen Home-Of­fice-Tag pro Woche für komplexe Aufgaben vereinbaren.

Projekte erfolgreich zum Ziel führen

Projekte sind das tägliche Brot in vielen Unternehmen. Aber jedes dritte dieser Projekte scheitert, weil es an einer der drei Er­fol­gsvo­raus­set­zun­gen hapert: Per­so­n­en­grup­pen, Pro­jek­t­de­f­i­n­i­tion und Pro­jek­t­s­teuerung. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Personen an Bord holen: Die Geschäftsleitung muss hinter dem Projekt stehen, der richtige Pro­jek­tleiter muss die Fäden in der Hand halten und die Pro­jek­t­mi­tar­beiter müssen hoch motiviert und stress­re­sistent sein. Definieren Sie Ihr Projekt bis ins kleinste Detail. So verhindern Sie, dass hinterher etwas ganz anderes herauskommt als geplant. Ein Pflicht­en­heft und Meilen­steine sowie Teil­pro­jekte sind notwendig, um den Pro­jek­t­fahrplan zu etablieren. Steuern Sie das Projekt aktiv und lassen Sie es nicht einfach laufen. Wo sind die Störquellen? Welches Zeit­man­age­ment passt? Welche Ziele müssen wann erfüllt sein? Und wenn Sie gerade dabei sind: Nehmen Sie auch die relevanten Geschäftsprozesse unter die Lupe und richten Sie ggf. Qualitätsstandards und Zielgrößen ein, an denen sich Ihre Mitarbeiter orientieren können. Denken Sie an die Selb­stver­mark­tung Ihrer Pro­jek­tergeb­nisse: Kom­mu­nizieren Sie Erfolge nach innen und nach außen, um sich künftige Rückendeckung zu sichern.

Kom­mu­nika­tion und Erfolg im Team

Ihr Team wird nur dann erfolgreich sein, wenn Sie zur passenden Zeit die richtigen Kom­mu­nika­tion­s­me­dien verwenden. Fragen Sie sich immer kritisch, welcher Kom­mu­nika­tion­styp Sie selbst sind, und arbeiten Sie an Ihren Schwächen. Be­sprechun­gen und Team­meet­ings sollten feste Rah­menbe­din­gun­gen haben und absolut pünktlich beginnen sowie enden. Faustregel: Jeweils ein Drittel der Zeit entfällt auf Besprechung, Vor- und Nach­bere­itung. Meist wird jedoch 80 % der Zeit in der Besprechung verplempert – und die anderen Phasen des Meetings kommen zu kurz. Stellt sich heraus, dass Ihre Be­sprechun­gen ineffektiv sind, sollten Sie eine andere Kom­mu­nika­tions­form wählen. Virtuelle Teams führen Sie mit klaren Regeln, die bei freiem, ort­sunge­bun­denem Arbeiten immer sinnvoll sind. Wie definieren Sie Erfolg für Ihr Team? Eine einfache Formel lautet:

Erfolg = Effektivität x Effizienz

Effektiv sind Sie nach einer berühmten Definition von Man­age­mentvor­denker Peter Drucker dann, wenn Sie die richtigen Dinge tun, also die richtigen Entschei­dun­gen fällen. Effizient sind Sie, wenn Sie die Dinge richtig tun, also die richtigen Mittel einsetzen, um zum Ziel zu kommen. Beides ist wichtig: Falsche Entschei­dun­gen und glänzende Umsetzung führen in eine Sackgasse und richtige Entschei­dun­gen mit einer schwachen Durchführung bleiben ebenfalls hinter ihrem Potenzial zurück. Verwenden Sie für alle typischen Tea­mauf­gaben Standards. Das klingt nach lang­weiliger Routine, steigert aber die Qualität. Standards geben Sicherheit und führen zu messbaren Zielen. Jeder Mitarbeiter kann Ab­we­ichun­gen selbst erkennen und gegen­s­teuern. Kommt es zu Fehlern, sollten Sie aus ihnen lernen.