Buch Mit den richtigen Fragen die richtigen Leute finden

Die Kunst des Ein­stel­lungs­ge­sprächs

Ein­stel­lungs­ge­spräche zu führen, um den richtigen Bewerber für eine Stelle zu finden, erfordert Geschick und Vor­bere­itung. Sie müssen darauf vorbereitet sein, die richtigen Fragen in der richtigen Reihenfolge zu stellen. Sie müssen bereits im Voraus wissen, welche Antworten Sie hören möchten und warum Sie sie hören möchten. Sie müssen ausserdem in der Lage sein, die Antworten zu analysieren und auszuwerten. Bestimmte Alarm­sig­nale sollten Sie grundsätzlich gegenüber einem Bewerber mis­strauisch stimmen. Dazu zählen u. a. Ungepflegth­eit oder unangemessene Kleidung, Zuspätkommen, auswe­ichende oder vage Antworten, eine negative Haltung oder mangelnder Blick­kon­takt.

„Einige Interviewer machen sich selbst etwas vor, wenn sie glauben, dass sie durch Im­pro­vi­sa­tion und wenig oder gar keine Vor­bere­itung eine Stelle erfolgreich besetzen können. Offen gesagt bin ich der Meinung, dass das nicht funk­tion­iert.“

Um gute Bewerber anzuziehen, müssen Sie zunächst eine gute Stel­lenbeschrei­bung schaffen. Falls Sie eine hohe Mi­tar­beit­er­fluk­tu­a­tion verzeichnen, könnte das daran liegen, dass die Tätigkeit schlecht definiert wurde oder dass die Einzelkom­po­nen­ten nicht harmonieren. Eine gut konzipierte Stelle muss eine eindeutige Anzahl von Ve­r­ant­wor­tungs­bere­ichen und eine präzise Zweckbes­tim­mung aufweisen. Achten Sie darauf, dass evtl. „ungenau definierte“ Ve­r­ant­wor­tungs­bere­iche nicht verborgene Aufgaben enthalten, die einen qual­i­fizierten Bewerber irritieren könnten. Sie müssen eine gut verständliche, attraktive Stel­lenanzeige für die Tätigkeit verfassen.

Sortieren Sie die Schwachen aus

Sobald Sie Lebensläufe und Be­wer­bungss­chreiben erhalten, sollten Sie diese zunächst auf die von Ihnen erwarteten grundle­gen­den Fähigkeiten sowie auf die schriftliche Gewandtheit des Bewerbers überprüfen. Sortieren Sie 50 – 80 % von vornherein aus. Einige der verbleiben­den Bewerber haben vielleicht ein perfektes Be­wer­bungss­chreiben verfasst, das genau auf die Stelle passt. Andere verfügen über geeignete Beruf­ser­fahrun­gen. Versehen Sie die Lebensläufe solcher Bewerber in der oberen rechten Ecke mit einem Haken. Markieren Sie alle übrigen Bewerbungen mit einem Kreuz. Wählen Sie an­schliessend den Gesprächsstil, den Sie bei den Ein­stel­lungs­ge­sprächen einsetzen möchten.

„Machen Sie es zu einer Gewohnheit, gleich zu Beginn eines jeden Be­wer­berge­spräches wunderbar weit gefasste, offene Fragen zu stellen.“

Führungskräfte und viel beschäftigte Unternehmer ziehen vielfach das tele­fonis­che Screening vor, das darauf abzielt, eine Vorauswahl der in Frage kommenden Bewerber zu treffen, bevor diese zu persönlichen Gesprächen eingeladen werden. Es handelt sich dabei um kurze, direkte Gespräche, die jedoch u. U. ein zu grosses Gewicht auf kurzfristige Eindrücke legen.

„Eine der ersten Vo­raus­set­zun­gen dafür, die richtige Person für einen Ar­beit­splatz einzustellen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass es sich um einen Ar­beit­splatz handelt und nicht um eine Vielzahl von unzusammenhängenden Einze­lauf­gaben, die selbst das Fähigkeitsspek­trum von Michelan­gelo in Frage stellen würden.“

Achten Sie bei Tele­fonge­sprächen auf Antworten und Aussagen, die auf Selb­stver­trauen, En­thu­si­as­mus, Zuverlässigkeit und Beruf­ser­fahrung schliessen lassen. Notieren Sie die Antworten und schreiben Sie Ihren Eindruck sofort im Anschluss an das Gespräch auf. Beenden Sie das Gespräch, ohne einen Termin für ein persönliches Treffen zu vereinbaren.

„Wenn Sie während der Gesprächspausen stumm bleiben, ist das der effektivste Weg, den Bewerber dazu zu bringen, einfach weit­erzure­den – und genau das erwarten Sie von ihm.“

Das so genannte persönliche Screening wird oft von einem Mitarbeiter der Per­son­al­abteilung durchgeführt, der eine Vorauswahl der besten Bewerber trifft, die an­schliessend zu einem Vorstel­lungs­ge­spräch mit dem Manager eingeladen werden. Das persönliche Screening ist eine gute Lösung, um die geeignet­sten Bewerber her­auszu­fil­tern. Oftmals mangelt es den zuständigen Per­son­alar­beit­ern jedoch an direkten, aktiven Erfahrungen und Kenntnissen hin­sichtlich der tagtäglichen An­forderun­gen der jeweiligen Tätigkeit.

Vor­bere­itung der Fragen

Bereiten Sie im Vorfeld des Ein­stel­lungs­ge­sprächs vier Arten von Fragen vor:

1. Au­flock­ernde Fragen, die eine persönliche Verbindung herstellen und dazu beitragen, dass sich der Bewerber entspannt.
   
2. Offene Fragen, die dem Bewerber die Möglichkeit geben, zu erläutern, was er kann.
   
3. Forschende Fragen, die sich auf spezielle Fähigkeiten konzen­tri­eren.
   
4. „Fragen, die keine Fragen sind“, und die dem Bewerber zunächst durch vorsichtige, klare Anweisungen die Be­fan­gen­heit nehmen, gefolgt von gezielten Fragen. Bitten Sie den Bewerber beispiel­sweise, kurz über eine Begebenheit in der Ver­gan­gen­heit nachzu­denken, die seine berufliche Laufbahn geprägt hat, und fordern Sie ihn dann auf, Ihnen davon zu erzählen.
   

Einführung in das Führen von Ein­stel­lungs­ge­sprächen

Persönliche Ein­stel­lungs­ge­spräche können un­ter­schiedliche Formen annehmen. In einem Ver­hal­tens­ge­spräch konzen­tri­eren Sie sich auf vergangene Erfahrungen und Sie erhalten Auskunft darüber, wie sich der Bewerber in der Ver­gan­gen­heit verhalten hat. In einem Teamgespräch wird der Bewerber von mehr als einer Person befragt. Die Gruppe kann dabei den Bewerber gle­ichzeitig oder einer nach dem anderen befragen.

„Schätzungen zufolge können 93 % dessen, was eine Person tatsächlich beeinflusst, auf Faktoren zurückgeführt werden, die nicht mit den wörtlichen Aussagen, die sie hört, zusammenhängen. Daraus folgt, dass die Worte, die ein Bewerber zur Beant­wor­tung Ihrer Fragen verwendet, nur einen geringen Teil des Gesamt­bildes, das Sie von ihm erhalten, ausmachen.“

Sorgen Sie dafür, dass nach dem Gespräch mit dem Bewerber eine Diskussion in der Gruppe geführt werden kann. Ein Sit­u­a­tion­s­ge­spräch besteht darin, hy­po­thetis­che Fragen zu stellen, um her­auszufinden, wie sich der Bewerber in bestimmten Situationen verhält. Ein Stressgespräch setzt den Bewerber unter Druck, um zu prüfen, wie er darauf reagiert. Diese Gesprächsform eignet sich für stress­in­ten­sive Tätigkeiten, bei denen der Mitarbeiter hohem Druck oder schwierigen Ar­beitssi­t­u­a­tio­nen ausgesetzt ist. In einem solchen Gespräch können die gestellten Fragen beispiel­sweise gezielt provozierend oder unhöflich sein.

„Die harte Wahrheit ist, dass eine Menge Arbeit vor und während des Ein­stel­lungs­ge­spräches er­forder­lich ist, um die richtige Person einzustellen. Es geht dabei nicht nur darum, die richtigen Fragen während des Gesprächs zu stellen, es muss auch eine gewisse Vor­bere­itungszeit vor dem Gespräch eingeplant werden.“

Achten Sie auf die richtige Körpersprache, einen festen Händedruck, ein Lächeln, Blick­kon­takt und auf gute soziale Fähigkeiten. Der Bewerber sollte einen selb­st­be­wussten, sicheren und kompetenten Gesamtein­druck vermitteln. Er sollte klar und deutlich und mit sicherer Stimme sprechen. Die Antworten sollten schlüssig sein. Achten Sie darauf, ob der Bewerber sich die Zeit nimmt, über komplexere Fragen nachzu­denken, und ob er u. U. um genauere Erklärungen solcher Fragen bittet.

„Ziel eines Ein­stel­lungs­ge­sprächs ist, den Bewerber dazu zu bringen, zu reden, reden und nochmals zu reden.“

Bei Gesprächen mit Bewerbern, die gerade die Ausbildung abgeschlossen haben, sollten Sie das Gewicht auf die persönliche Reife der Person legen. Fragen Sie nach ausser­schulis­chen Aktivitäten und suchen Sie nach solchen, die in Bezug zur be­tr­e­f­fenden Stelle stehen. Seien Sie vorsichtig bei Bewerbern, die zwar eine grosse Anzahl von ausser­schulis­chen Aktivitäten, jedoch schlechte Zeugnisse aufweisen oder deren Aktivitäten eine gewisse Sprung­haftigkeit vermuten lassen. Fragen Sie den Bewerber, warum er sich für bestimmte Haupt- oder Nebenfächer entschieden hat. Stellen Sie Fragen zu schlechten Zensuren – wobei ein geeigneter Bewerber keine solchen aufweisen wird.

„Setzen Sie es sich zum Ziel, keine Bewerber einzustellen, die (insgeheim) vorhaben, nur so lange bei Ihnen zu bleiben, bis sich eine bessere Gelegenheit auftut.“

Bei Gesprächen mit Bewerbern, die bereits über Beruf­ser­fahrung verfügen, sollten Sie diese nach ihren letzten drei Arbeitsplätzen fragen. Achten Sie darauf, ob eine klare Tendenz nach oben besteht. Bei Widersprüchlichkeiten mit dem Lebenslauf, Beschwerden über ehemalige Vorgesetzte oder Mitarbeiter, Zurückstufungen oder Abteilungswech­seln sollten bei Ihnen die Alarm­sig­nale aufleuchten.

Vertiefende Fragen

Fragen Sie nach besonderen Leistungen und Rückschlägen. Prüfen Sie, ob der Bewerber für eventuelle Rückschläge allein ve­r­ant­wortlich war oder ob er diese vielleicht erfolgreich gelöst hat. Besitzt der Bewerber Führungsqualitäten? Suchen Sie nach Bewerbern, die bereits früher eine ähnliche Anzahl von Mi­tar­beit­ern geführt haben wie in der entsprechen­den Abteilung. Fragen Sie unermüdlich nach. Fragen Sie z. B.: „Wie gehen Sie wichtige Entschei­dun­gen an?“ Ein Bewerber, der gut vorbereitet ist, wird sich bereits über Ihre Un­ternehmen­skul­tur informiert haben und die Antwort entsprechend formulieren. Sie können auch fragen: „Wer sind Ihrer Meinung nach unsere (zwei, drei oder fünf) grössten Konkur­renten?“ Achten Sie auf Bewerber, die sich eingehend auf das Gespräch vorbereitet haben. Stellen Sie offene Fragen. Achten Sie auf gezielte Antworten auf gezielte Fragen. Fragen Sie nach den Fähigkeiten, die ein Bewerber weit­er­en­twick­eln möchte, oder finden Sie heraus, welche Kritik er in der Ver­gan­gen­heit von seinen Vorge­set­zten erhalten hat.

„Hüten Sie sich vor Bewerbern, die sich grundsätzlich auf negative Aspekte konzen­tri­eren oder darauf bedacht sind, die Schuld auf Kollegen, Fam­i­lien­mit­glieder oder Vorgesetzte abzuwälzen.“

Falls Sie eine Führungskraft einstellen, sollten Sie sie über ihre Erfahrungen im Umgang mit prob­lema­tis­chen Abteilungen bzw. Unternehmen oder der Schaffung einer Un­ternehmen­skul­tur sowie zu ihren allgemeinen Zielen und Vorhaben befragen. Wie hält sich der Bewerber „auf dem Laufenden“? Wie geht er mit Mi­tar­beit­ern um, die zu einem Problem geworden sind?

Erzählen Sie einmal etwas über Ihren derzeitigen Ar­beit­splatz ...

Sie sollten mit dem Bewerber über dessen derzeitige Stelle sprechen. Befragen Sie ihn zu seinen Aussichten, die er hätte, wenn er dort bliebe. Erwartet er eine Beförderung? Seien Sie auf der Hut bei Bewerben, die direkt dazu übergehen, sich zu beschweren, und eine negative Haltung annehmen. Ein cleverer Bewerber wird seine Un­zufrieden­heit sehr vorsichtig ausdrücken und sich eher auf den Wunsch konzen­tri­eren, durch die von Ihrem Unternehmen angebotene Stelle mehr Ve­r­ant­wor­tung und Möglichkeiten zu erhalten und seine Kenntnisse zu vertiefen.

Haben Sie Fragen an mich?

Wenn Sie den Bewerber fragen, ob er Fragen hat, sollte er schlüssige, klare und in­tel­li­gente Fragen stellen – in jedem Falle aber sollte er etwas fragen. Seien Sie auf die gezielten Fragen vorbereitet, die Ihnen gestellt werden. Dabei kann es sich um Fragen zu den Produkten und Di­en­stleis­tun­gen Ihres Un­ternehmens, zu Schlüsselmärkten, Marktanteil, Zukunftsplänen, Wach­s­tum­saus­sichten, Eigen­tumsstruk­turen, Aus- und Weit­er­bil­dung­spro­gram­men, Konkur­renten, Zielen und Ein­stel­lungskri­te­rien handeln. Ebenso können Fragen zur be­tr­e­f­fenden Abteilung gestellt werden, beispiel­sweise zu deren Or­gan­i­sa­tion­sstruk­turen, der Anzahl der Mitarbeiter, den Problemen und Zielen der Abteilung.

„Achten Sie darauf, dass ein Be­wer­bungs­ge­spräch nicht zu einem Verkauf­s­ge­spräch verkommt. Der Bewerber sollte den Grossteil des Gesprächs übernehmen – und sich selbst verkaufen -, während Sie sich zurücklehnen und entscheiden sollten, ob Sie bereit sind, ihm das Gesagte abzukaufen.“

Der Bewerber stellt evtl. auch Fragen zur Tätigkeit, beispiel­sweise zur Dauer der Ausbildung, zur Zahl der ihm un­ter­stell­ten Mitarbeiter oder zu den Gründen, weshalb die Stelle frei wurde. Er wird eine genauere Beschrei­bung der Tätigkeit verlangen oder Sie bitten, einen typischen Tagesablauf bei dieser Tätigkeit widerzugeben sowie das Ar­beit­sum­feld oder die Mitarbeiter etc. zu beschreiben. Unter Umständen bittet er Sie, ihm das Büro zu zeigen, oder er möchte der Person vorgestellt werden, die diese Stelle als letzte innehatte. Achten Sie darauf, ob die gestellten Fragen zeigen, dass sich der Bewerber gut vorbereitet hat.

Beiläufige Fragen und rechtliche Fallen

Ab­schliessend können Sie noch einige beiläufige Fragen stellen. Im Grunde gibt es so etwas wie beiläufige Fragen nicht, da jede gestellte Frage wertvolle In­for­ma­tio­nen aufdecken kann. Fragen zur Gesundheit oder zu den sportlichen Aktivitäten des Bewerbers können Aufschluss darüber geben, welches Risiko Sie eingehen.

„Indem Sie ein und dieselbe Frage drei- oder viermal un­ter­schiedlich formulieren, können Sie her­aus­finden, ob sich der Bewerber in Widersprüchen verstrickt.“

Fragen zu seinen Hobbys können Aufschluss über seinen Charakter geben. Seien Sie vorsichtig bei Bewerbern, die kontroverse oder gefährliche Hobbys nennen (ein cleverer Bewerber wird diese für sich behalten). Hüten Sie sich auch vor Bewerbern, die keinerlei Hobbys angeben. Stellen Sie Fragen zu Reisen oder zur Bere­itschaft hin­sichtlich einer Versetzung, falls dies für die Stelle von Bedeutung ist.