Buch Zeit professionell managen

Wozu braucht man Zeit­man­age­ment?

Unabhängig davon, ob man verliebt ist oder ob man einen stressigen Arbeitstag hatte – ein Tag hat 24 Stunden, die so oder so herumgehen. Auch wenn Sie vielleicht denken, dass die Zeit am Wochenende viel schneller vorbeigeht als während der Woche, wissen Sie doch, dass es nicht so ist. Betrachten Sie Zeit als wertvollen Rohstoff, der nicht ersetzt werden kann! Häufig wird uns die vertane Zeit erst dann bewusst, wenn wir zurückblicken und sehen, was wir alles hätten machen können. Im Nachhinein erscheint es oft unverständlich und nicht nachvol­lziehbar, warum man sich damals nicht einfach die Zeit genommen hat für die Dinge, die einem wichtig waren. Dies zeigt die wichtigste Fähigkeit für ein gutes Zeit­man­age­ment: die Fähigkeit zu entscheiden. Was ist für Sie wichtig im Leben? Setzen Sie Prioritäten, die Sie der Wichtigkeit nach erledigen. Entscheiden Sie sich dafür, was Sie tun wollen und was Sie dafür hin­tanstellen würden! Wer insgesamt in seinem Leben weiss, was er will, tut auch mehr dazu, dieses Ziel zu erreichen, sodass er zufriedener mit sich und seinem Leben ist.

„Zeit ist ein wichtiger Rohstoff, der nicht ersetzt werden kann. Einmal vertan, ist sie für immer dahin.“

So bleiben wir im Gle­ichgewicht mit unseren ver­schiede­nen Lebens­bere­ichen. Stünde nur der Job im Vordergrund oder nur das Privatleben, würden Sie früher oder später etwas vermissen. Planen Sie Ihre Zeit! Gehen Sie mit ihr sinnvoll um! Das bedeutet auch, nicht immer „beschäftigt“ zu sein. Wenn Sie sich selbst dabei erwischen, dass Sie immer zu sehr eingespannt sind, machen Sie sich bewusst, dass Sie nicht mit Ihrer Zeit umgehen. Immer zu „busy“ zu sein, offenbart eher eine Einstellung, die es Ihnen schwer macht, sich wohl zu fühlen.

Legen Sie Ihre Ziele und Vorgaben fest!

Sie sollten Ihre Vorgaben so festlegen, dass Sie Fortschritte genau verfolgen können. Beschreiben Sie Ihr Ziel mit klaren Worten! Sobald Ihr Ziel präzise formuliert schwarz auf weiss vor Ihnen geschrieben steht, fällt Ihnen eine Gliederung der einzelnen Ar­beitss­chritte viel leichter. Einzelne Stationen unterteilen einen grösseren Hand­lungs­plan in kleine und übersichtliche Schritte, die Sie nach und nach erledigen können. So erreichen Sie Ihr Ziel schneller und wahrschein­licher, als wenn der Wunsch bloss vage und unklar in Ihrem Kopf herumgeis­tert.

„Gutes Zeit­man­age­ment sorgt dafür, dass unser Leben im Gle­ichgewicht bleibt.“

Schätzen Sie nun ab, wie Sie Ihr Ziel in messbaren Abständen erreichen können! Wenn Sie beispiel­sweise abnehmen wollen, sollten Sie nicht nur sagen: „Ich muss abnehmen.“ Präzisieren Sie Ihren Wunsch, indem Sie festlegen: „Ich muss abnehmen. 6 kg in zwei Monaten abzunehmen ist ein re­al­is­tis­ches Ziel.“ Ebenso wichtig ist es, dass Sie mit Ihren Zielen im angemesse­nen Rahmen bleiben. Das heisst, dass es unvernünftig wäre, wenn Sie auf etwas hinarbeiten wollen, jedoch nicht über aus­re­ichende Vo­raus­set­zun­gen verfügen. Wollen Sie z. B. neue Produkte für Ihren Bereich kaufen, sollten Sie über die fi­nanziellen Mittel verfügen. Sonst rückt Ihr Ziel in un­re­al­is­tis­che Ferne, und Sie müssen mehr Energie dafür aufwenden, die Vo­raus­set­zun­gen zu schaffen, als dafür, das tatsächliche Ziel zu erreichen!

„Unser Leben zu planen, zu entscheiden, welche Arbeit wir tun, in welche Richtung unsere Karriere sich wenden soll oder welche anderen Ziele wir erreichen möchten, kann uns mehr Be­friedi­gung geben.“

Ihr Ziel sollte realistisch, aber nicht zu einfach sein! Ziele, für deren Re­al­isierung Sie kaum etwas tun müssen, bieten nicht genügend Ansporn und Motivation. Setzen Sie sich daher ein Ziel, das Sie her­aus­fordert! Dann müssen Sie etwas tun, um das Ziel zu erlangen, und gle­ichzeitig wissen Sie, dass es für Sie möglich ist, dieses Ziel zu erreichen. Ein zusätzlicher Anreiz entsteht, wenn Sie genaue Fristen setzen. Je konkreter ein Zeitraum ist, umso eher werden Sie sich anstrengen, kleine und grosse Ziele in dieser Zeit zu erreichen. Darüber hinaus verstärkt es Ihren aktiven Hand­lungs­be­darf. Wer alles lieber auf morgen verschiebt, zögert nicht nur die Ver­wirk­lichung seiner Ziele hinaus, sondern nimmt sich selbst die Energien für die Umsetzung.

„Wenn wir uns erst einmal in Gedanken ein Ziel gesetzt haben, werden wir auch daran arbeiten, es zu erreichen und dabei bemerken, dass sich dafür Gele­gen­heiten ergeben.“

Von grosser Wichtigkeit ist bei allen Zielen das „Wie“. Wie wollen Sie Ihre Ziele im Beruf oder privat erreichen? Wenn Sie sich beispiel­sweise ein bestimmtes Einkommen als Ziel setzen, können Sie dieses Ziel dadurch erreichen, dass Sie zum einen Ihre Qual­i­fika­tio­nen verbessern und zum anderen an Ihren sozial-kom­mu­nika­tiven Fähigkeiten arbeiten. Bedenken Sie dabei, dass es immer mehr als ein einziges „Wie“ gibt. Die ver­schiede­nen Arten, ans Ziel zu kommen, werden Sie vermutlich erkennen, wenn Sie sich das „Warum“ Ihrer selbst gesetzten Ziele bewusst machen.

Erstellen Sie einen Hand­lungs­plan!

Schreiben Sie alle Schritte auf, die Sie bewältigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen! Beginnen Sie damit, Ihr Ziel aufzuschreiben! Nennen Sie mindestens fünf Gründe dafür, warum Sie aus­gerech­net dieses Ziel anstreben. Wägen Sie dabei die Vorteile für Sie selbst ab und bedenken Sie auch die Vorteile, die für andere dabei her­aussprin­gen könnten! Notieren Sie sich, welche Hindernisse es gibt und was für Lösungen Ihnen dazu einfallen! Nun struk­turi­eren Sie Ihren Plan in ver­schiedene Etappen, die wiederum zu bestimmten Fristen erreicht werden sollen. So erreichen Sie Ihr Ziel in kleineren Abschnitten!

„Sie besitzen die Fähigkeit, zu tun und zu erreichen, was immer Sie wollen. Als Erstes müssen Sie bestimmen, was Sie mit Ihrem Leben anfangen wollen.“

Zu einem effektiven Zeit­man­age­ment gehört auch der richtige Umgang mit Papier, v. a. mit dem Papier, das sich auf den meisten Schreibtis­chen sammelt. Wenn Sie selbst dazu neigen, Papier zu Bergen auf Ihrem Schreibtisch liegen zu lassen, nehmen Sie sich vor, keine Stapel mehr zu bilden! Am besten funk­tion­iert dieser Vorsatz, wenn Sie alles sofort bearbeiten und nichts beiseite schieben für später. Unwichtige Papiere, die Sie nicht mehr brauchen, schmeissen Sie direkt weg. Geschäftliche Ko­r­re­spon­denz sollten Sie sofort lesen und beantworten – wenn Sie zeitlich nicht können, notieren Sie sich einen konkreten Termin, den Sie auss­chliesslich für diese Sache reservieren. Gibt es Aufgaben, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen zusätzliche In­for­ma­tio­nen fehlen, ist es am besten, wenn Sie die Aufgabe jemand anderem übertragen. So sparen Sie viel Zeit!

Verbringen Sie nicht Ihre gesamte Zeit am Telefon!

Obwohl gerade das Telefon dazu dienen soll, schnell und effizient Dinge abzus­prechen, verbringen viele Leute zu viel Zeit am Telefon. Tele­fonieren Sie auch meist länger, als Sie vorher planten? Fragen Sie sich, wie Sie weniger Zeit am Telefon verbringen könnten. Die meisten Menschen verbringen am Telefon zu viel Zeit mit Small Talk, der sie im Grunde gar nicht in­ter­essiert. Viel Zeit können Sie auch sparen, wenn Sie sich vorher überlegen, was Sie sagen möchten. Drücken Sie sich so präzise wie möglich aus! Je klarer Sie sprechen, umso besser werden Sie in der Regel verstanden und müssen nicht alles zwei- oder dreimal erklären. Halten Sie sich so kurz und sachbezogen wie möglich. Lange und auss­chweifende Antworten möchte in der Regel niemand am Telefon hören. Konzen­tri­eren Sie sich auf das, was der Anrufer sagt, und hören Sie ihm genau zu. Lassen Sie sich während eines Anrufs von nichts anderem ablenken. Je konzen­tri­erter Sie dabei sind, umso eher können Sie Ihre Anrufe beenden.

Lernen Sie zu delegieren

Fällt es Ihnen schwer, anderen eine Aufgabe zu übertragen, die Sie auch selbst hätten erledigen können? Viele Leute denken, dass Sie mit dem Delegieren einer Aufgabe die Ve­r­ant­wor­tung von sich abschütteln würden. Auch geht es nicht schneller und besser, wenn Sie es machen. Seien Sie bereit, anderen zu vertrauen. Der Vorteil, eine Aufgabe zu delegieren, liegt auf der Hand – Sie gewinnen viel Zeit und können sich auf das Wesentliche konzen­tri­eren. Sie können sich um die Dinge kümmern, die Ihnen wirklich wichtig sind!

„Das selbst gesetzte Ziel sollte realistisch sein. Dennoch sollte es Sie her­aus­fordern, weil zu einfach erreichbare Zeile nicht besonders motivierend sind.“

Wenn Sie jemand anderem eine Aufgabe übertragen, formulieren Sie klar und deutlich, was Sie von ihm erwarten. Je genauer Sie sind, desto wahrschein­licher ist es, dass er Sie versteht und genau das macht, was Sie von ihm erwarten. Drücken Sie sich unklar aus, könnte der andere falsche Schlussfol­gerun­gen ziehen und falsche Entschei­dun­gen treffen. Überprüfen Sie in jedem Fall, ob Ihr Gegenüber Sie verstanden hat. Zeigen Sie Ihr Vertrauen. Es fällt Ihrem Mitarbeiter leichter, wenn er merkt, dass Sie ihm vertrauen, dass er seine Arbeit gut macht. Machen Sie ihm auch deutlich, dass Ihnen viel an seiner Meinung gelegen ist und dass Sie sich sein Feedback wünschen. So ermöglichen Sie ihm und sich selbst ein klares Bild von der laufenden Arbeit. Schon bald werden Sie die Vorteile des Delegierens zu schätzen wissen. Sie werden mehr Freiraum für andere komplexere Aufgaben haben und geben gle­ichzeitig einem Mitarbeiter die Chance, nützliche Erfahrungen zu sammeln.

Produktive Ideen fördern

Um das kreative Potenzial, das in Ihnen schlummert, zu fördern, sollten Sie Ihren Gedanken freien Lauf lassen. Lassen Sie Brain­storm­ing zu, um das Denken von den alltäglichen Regeln zu befreien. Dabei sind Ihre Tagträume ebenso wichtig wie die spontanen As­sozi­a­tio­nen, die Sie zu dem Thema haben. Wichtig dabei ist, dass Sie die Ideen nicht zu Anfang bewerten. Je mehr Ideen zugelassen werden, umso grösser wird der Spielraum, in dem sich die As­sozi­a­tio­nen und daraus wiederum neue Ideen bewegen können.

„Sich Ziele und Vorgaben zu setzen gibt Ihnen und Ihrem Leben eine Richtung. Ohne sie wird es Ihnen an Motivation mangeln, und Ihre Er­fol­gsquoten werden unter Ihren Möglichkeiten liegen.“

Eine Variante des klassischen Brain­storm­ings ist das „Mind-Map­ping“. Hier werden beide Gehirnhälften – die logische und die kreativ-schöpferische – miteinander in Verbindung gesetzt, sodass mehr Ideen her­vorge­bracht werden können. Beim Mind-Map­ping wird in die Mitte eines Papiers das Symbol gesetzt, um das es geht. Entwickeln Sie von dem Symbol aus ver­schiedene Möglichkeits-Felder und schreiben Sie auf, was Ihnen dazu einfällt. Sie werden feststellen, dass Ihnen weitaus mehr Ideen einfallen, als wenn Sie eine herkömmliche Liste benutzt hätten.

Sind Sie bereit, Ihr Leben zu verändern?

Für die persönliche Entwicklung ist ein besonders wichtiger Aspekt der, dass Sie zu Veränderungen bereit sein müssen. Wenn Sie her­aus­finden, wie Sie an bestimmte Dinge herangehen und wie Sie sie in Zukunft behandeln möchten, müssen Sie erst eine andere Hürde nehmen. Das betrifft bei den meisten das Selbstbild. Das, was Sie über sich denken, bestimmt auch Ihren Hand­lungsspiel­raum. Daher wirkt sich ein negatives Selbstbild auch negativ auf den Hand­lungsspiel­raum aus, da man sich selbst einschränkt. Entscheiden Sie sich dafür, dies zu verändern, müssen Sie auch bereit sein, etwas Zeit in sich zu investieren.

„Dabei wird Ihr Leben umso einfacher, je mehr Aufgaben Sie an andere abgeben können, wobei Sie die Entwicklung der Fähigkeiten dieser Leute auch noch fördern.“

Indem Sie neue Grundsätze für das Zeit­man­age­ment anwenden, tun Sie etwas für ein aus­geglich­eneres Leben. Planen Sie die nächsten Schritte! Lassen Sie sich dabei von anderen helfen, die mehr Erfahrung darin besitzen. Selbstverständlich tragen Sie trotz aller Hilfe selbst die Ve­r­ant­wor­tung dafür, was Sie lernen. Sie entscheiden sich dafür, mit welcher Geschwindigkeit sie lernen möchten und wann Sie zum nächsten Bereich übergehen. Gehen Sie deshalb sorgsam mit Ihrem Lernstoff um.

„Sprechen Sie klar und deutlich darüber, welche Handlungen Sie erwarten.“

Solange Sie nur in der Theorie bleiben, verändert sich natürlich recht wenig. Es gibt nur eine Möglichkeit zu wissen, ob Sie zum Lernen bereit sind – üben, üben, üben. Nehmen Sie für den Anfang ruhig kleinere Situationen, in denen Sie die Erken­nt­nisse Ihres Zeit­man­age­ments nutzen. Dabei sollten Sie nicht zu streng mit sich sein, wenn Sie manchmal wieder in Ihre alte Umgangs- und Vorge­hensweise zurückfallen. Merken Sie sich lieber, in welchen Situationen Sie dazu neigen, denn dann können Sie eher die Gründe erforschen und ein neues „Wie“ in Gang setzen. Fragen Sie sich in regelmässigen Abständen, was für Sie wirklich wichtig ist und treffen Sie da neue Entschei­dun­gen, wo alte nicht mehr gültig sind.