Buch Facility Management

FM - De­f­i­n­i­tio­nen verschaffen Überblick

Fa­cil­ity-Man­age­ment (FM): Anfang der achtziger Jahre ein fast gänzlich unbekannter Begriff in Deutschland. Was verbirgt sich also hinter diesen zwei un­schein­baren Wörtern? Mehr als 30 (!) De­f­i­n­i­tion­sansätze schaffen hier nicht gerade Klarheit. Kleinster gemeinsamer Nenner ist das Bauwerk und dessen technische Ausrüstung. Das Deutsche Institut für Normung (DIN) verwendet schlicht den Begriff "Gebäude­m­an­age­ment".

„Facility Management ist immer dort notwendig, wo Geschäftsprozess, Mensch und Ar­beit­splatz an einem Ort zusammengeführt werden.“

Darüber hinaus bestimmt aber auch die jeweilige In­ter­es­sen­gruppe die Definition. Eigentümer wollen eine er­tra­gre­iche Kap­i­ta­lan­lage, Nutzer (Mieter) eine optimale Di­en­stleis­tungsver­sorgung und Betreiber (FM-Spezial­is­ten) wittern ein gutes Geschäft. Denn FM bietet gewaltige Einspar­poten­ziale. Wollen Sie es konkreter? Müllentsorgung, Buchhaltung, Haus­meis­ter­di­en­ste, Liegen­schafts­man­age­ment, En­ergies­par­mass­nah­men bis hin zur medi­zinis­chen Versorgung und Catering. Diese Liste zeigt nur einen kleinen Ausschnitt des immensen FM-Poten­zials!

FM - Wieso überhaupt?

Diese berechtigte Frage über den Sinn eines solchen oft über Jahre andauernden Projektes sollte für Sie nicht un­beant­wortet bleiben. FM optimiert Ihr Unternehmen. Es senkt die Kosten für (lästige) Dienste ausserhalb des Kerngeschäfts, es ermöglicht Ihnen deshalb auch eine Konzen­tra­tion eben auf diese Kern­bere­iche der Un­ternehmenstätigkeit und zeigt Ihnen nebenbei noch Möglichkeiten des Outsourcing und der Un­ternehmensstruk­turierung.

Planen - Einführen - Nutzen. Der Weg zum perfekten FM

Aller Anfang heisst Planung. Im Team müssen Ziele festgelegt werden, die es zu ver­wirk­lichen gilt. So soll das Unternehmen z. B. effektiver, qualitätsgerechter und trans­par­enter werden. Zur Erreichung dieser so gewonnenen Ziele wird jetzt eine Planung der gesamten Pro­jek­tar­beit notwendig. Wie teuer kommt uns FM, müssen wir Personal einstellen und welche Methoden und Werkzeuge sollten zum Einsatz kommen? Un­verzicht­bar kann dabei ein eigenständiger Pro­jek­t­man­ager werden. Wer hier spart, verliert wichtige Zeit und zahlt mehrfach drauf! Werfen Sie auf jeden Fall einen zweiten Blick auf die Pro­jek­t­mi­tar­beiter. Gute Führungspersönlichkeiten und fachkundige "Macher" sind Gold wert. Notfalls muss dann ein Zukauf an Kompetenz erfolgen. Beispiele sind Un­ternehmens­ber­atun­gen, FM-Coaches oder Hochschul­teams. Kon­fron­tieren Sie dann (frühzeitig!) Un­ternehmensleitung, Betriebsrat und Kunden mit dem gewonnenen Konzept. Wie wäre es z. B. via Be­trieb­szeitschrift? Mit dieser gründlichen und gut geplanten Vor­bere­itungsphase steht dann dem eigentlichen Pro­jek­t­start nichts mehr im Wege.

FM - Ein Projekt geht an den Start

Ein festes Budget, an eine Genehmigung gekoppelt, sorgt für die notwendige Kostenkon­trolle. Durch ein optimal struk­turi­ertes Team wird die Umsetzung dann richtig effizient. Dieses kann aus Pro­jek­tleitung, Projektteam und einem Pro­jek­t­paten aus der Un­ternehmensführung bestehen. Die Einrichtung einer Datenbank hilft allen, den Überblick zu bewahren. Wenden Sie sich auch gerade in der Startphase an Ihre Kunden. Diese danken es Ihnen mit wichtigen Anregungen und fühlen sich ernst genommen. Sehr wichtig beim Start: In­for­ma­tio­nen aus allen Bereichen des Un­ternehmens sammeln. Häufig werden nur spärliche Daten über Verträge, Immobilien, Inventar, Kosten etc. greifbar oder vorhanden sein. Also muss auch diese Info-Beschaf­fung sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Erstellen Sie eine Schwach­stel­len­liste aus den gewonnenen Daten. An dieser werden Sie sich orientieren und messen lassen müssen!

Methoden und Werkzeuge

Nun stehen Ihnen zahlreiche FM-Werkzeuge zur Verfügung. "Controlling" heisst nichts anderes, als mittels gewonnener Daten zu agieren (nicht reagieren). Betrachten Sie Ist-Werte und streben Sie Soll-Werte an. Liegen Ihre Kosten für ein Bauprojekt bei einem Ist-Wert von 853 374 DM und haben Sie sich einen Soll-Wert von maximal 540 000 DM gesetzt, dann können klare Massnahmen eingeleitet werden. Setzen Sie z. B. gezieltes "Prozess­man­age­ment" ein. Dahinter verbirgt sich das Auffinden von Kos­ten­treibern. Fällt beispiel­sweise eine Klimaanlage aus, führen schriftliche Meldungen nach al­therge­brachter Weise zu Un­ge­nauigkeiten und damit Zeit- und Geldverlust. Durch den Einsatz von Software zur Schadens­meldung werden Geschwindigkeit und Genauigkeit optimiert.

„Der Begriff FM wird von Vertretern un­ter­schiedlicher In­ter­essenkreise genutzt. Deren kleinster gemeinsamer Nenner sind das Bauwerk und dessen technische Ausrüstung.“

Stichwort Software: Aus CAD- und Of­fice-An­wen­dun­gen wurden hier spezielle FM- Programme wie CAFM entwickelt. Der Trend geht hier immer mehr zu in­te­gri­erten Lösungen. Ein faszinieren­des Neubaupro­jekt von Siemens zeigt die Möglichkeiten der Zukunft. Mittels zahlreicher Raum­com­puter lässt sich von Lichte­in­fall, Temperatur, Präsenzanzeige, Zugang, Glas­bruch­mel­dung bis hin zur Fen­ster­stel­lung so ziemlich alles erfassen und steuern. "Pre­cus­tomiz­ing" - diese Software passt sich perfekt den speziellen Wünschen der Kunden, vom Krankenhaus bis zur Werftanlage, an. FM-Software zu finden ist ein Kinderspiel, die Produkte sind am Markt zahlreich vorhanden (Buisy 2.9, Aperture 6.1, FaMe 2000, Sam.​pl.1.1, Kopernikus 7.0, ALLFA FT, speedikon FM, mySAP.​com). Schwieriger gestaltet sich hingegen die Auswahl der passenden Software.

„Die ungenutzten Potenziale sind in den meisten Unternehmen gross. Häufig werden die falschen Dinge getan und ungeeignete Methoden und Werkzeuge dafür genutzt.“

Gehen Sie schrit­tweise vor. Bestimmen Sie zuerst Ihren Bedarf und entwickeln Sie dann einen An­forderungs- und Be­w­er­tungskat­a­log. Wählen Sie geeignete Anbieter aus und führen Sie Soft­wareauss­chrei­bun­gen durch. Die einge­gan­genen Angebote müssen jetzt untersucht werden. Begründen Sie umfassend die Entschei­dung für ein System und führen Sie dann den Kauf durch. Auch hier sollten Sie besser nicht auf Expertenrat verzichten. Denken Sie daran, dass Sie mit Ihrer Software eine langjährige "Ehe" eingehen. Daten­man­age­ment stellt die eigentliche Her­aus­forderung an das FM-Team dar. Das "Gut" Daten muss teilweise dig­i­tal­isiert werden (Bauze­ich­nun­gen). Richtlinien zum Umgang mit Daten schaffen Ein­heitlichkeit. Fehler wie die mehrfache (redundante) Daten­spe­icherung werden vermieden.

Am Ende der Planung: Die Einführung

Auch hier stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Ob Schaffung eines Un­ternehmens­bere­ichs FM, Aufbau eines Prof­it­cen­ters FM, Gründung einer FM-Tochterge­sellschaft oder Auslagerung zu einem FM-Di­en­stleis­ter (siehe unten), die Entschei­dung muss getroffen werden. Für eine Tochtergründung spricht beispiel­sweise die klare un­ternehmerische Abgrenzung und die Her­aus­bil­dung einer "Di­en­stleis­ter­men­talität". Praktisch ist dabei auch, das Projektteam als FM-Team weit­erzu­ver­wen­den. Erfahrung und Pro­jek­tken­nt­nis sollten dann kein Problem sein. Flache Führungsstruk­turen, also das Weglassen unnützer Führungsebe­nen, vermeiden dabei zu enge Kom­pe­ten­z­gren­zen und stärken die Eigen­ver­ant­wortlichkeit.

„Das Ziel eines FM-Pro­jek­tes ist die Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Dienste und die Nutzung der Ra­tio­nal­isierungspoten­ziale aus der Wertschöpfungskette.“

Ein Kunde wünscht sich nichts sehnlicher als einen persönlichen Ansprech­part­ner für seine Sorgen und Wünsche. Dabei sollte man ihm nicht zumuten, von einem "Nicht"-Zuständigen zum Nächsten weit­erg­ere­icht zu werden. Die Lösung: Ein Objekt hat einen Ob­jek­tleiter und damit eine ein­heitliche Schnittstelle nach aussen. Jetzt wird’s noch mal richtig stressig. Legen Sie Zwischen- und Endtermine fest, um die Einführungsphase bis zum Vollbetrieb bestmöglich auszunutzen. Achten Sie auf eine strikte Terminüberwachung, auch mittels Abmahnungen und ter­min­sich­ern­der Massnahmen. Und denken Sie immer dran: Mitarbeiter, Führungskräfte und Betriebsräte können Ihnen das Leben schwer machen und sind deshalb nie zu vernachlässigen. Wenn die Datenbestände schon ausreichen und alle Werkzeuge und Methoden (Controlling, Bench­mark­ing, Daten- und Prozess­man­age­ment) getestet wurden, kann es ja losgehen.

Endlich, die Nutzung von FM

FM ist glück­licher­weise ein hochgradig variables System. Denn eines liegt auf der Hand: Unternehmen und Umfeld unterliegen einem ständigen Wandel. Technischer Fortschritt, steigende Qualitätsstandards, Ausweitung der Un­ternehmenstätigkeit oder Wachstum der Betriebsgrösse erfordern eine ständige Anpassung des FM. Wie schafft man das auf Dauer? Behalten Sie einen kühlen Kopf und überprüfen Sie ständig Methoden und Werkzeuge. Planen Sie die Unruhe. Wer sich auf den Lorbeeren eines eingeführten FM ausruht, hat das Prinzip nicht verstanden. Legen Sie nicht einfach Daten für die Ewigkeit ab, sondern verwalten Sie Ihren In­for­ma­tions­be­stand. Die Devise heisst: "Keep it simple and stupid". Vermeidung von Datenmüll hilft dabei.

„Für die Umsetzung des Projekts benötigt die Gesellschaft ein Team von qual­i­fizierten Kräften, das mit seiner Tätigkeit lückenlos an die Pro­jek­t­pla­nung anschliesst.“

Mittels KVP (Kon­tinuier­licher Verbesserung­sprozess) nutzen Sie FM nicht nur, Sie per­fek­tion­ieren es. Kostenop­ti­mierung, ob beim Betrieb, in der Verwaltung oder bei der Ob­jek­ter­stel­lung (Bau einer Lagerhalle), wird jetzt zur zentralen Aufgabe des FM. Muss ein selten genutztes Altlager wirklich im Renom­miergebäude des Un­ternehmens liegen, oder spart eine Auslagerung in eine alte Lagerhalle am Stadtrand bares Geld?

FM und Outsourcing

Outsourcing gewinnt auch im Rahmen des FM immer mehr an Bedeutung. Aber ist es wirklich ausnahmslos der bessere Weg? Wer hier nicht eine genaue Risiko-Nutzen-Analyse durchführt, läuft Gefahr, erhebliche Nachteile davonzu­tra­gen. Drei Formen des Outsourcing stehen dem in­ter­essierten Anwender zur Verfügung:

1. internes Outsourcing (Gründung einer eigenen Tochter­firma),
2. Outsourcing mittels einer Be­treiberge­sellschaft (bestehend zwischen Unternehmen und Di­en­stleis­ter) und
3. echtes Outsourcing (häufigster Fall).

„Ist das FM eingeführt, dann beginnt die Arbeit mit einem in hohem Masse variablen System. Sie ist geprägt durch Änderungen der Ziele und In­fra­struk­tur des Auf­tragge­bers, durch Erweiterung des Wissens über die Potenziale, Methoden und Werkzeuge und durch einen ständigen Wandel des Umfelds.“

Echtes Outsourcing funk­tion­iert nur noch über ausgeklügelte Verträge mit externen Di­en­stleis­tern. Dabei müssen Sie vor allem auf Ihre Juristen achten, denn Erfahrungen mit solch komplexen FM-Verträgen sind nur dünn gestreut. Was ist die optimale Ver­trags­gestal­tung, Werk-, Dienst-, Kaufvertrag etc.? Soll eine pauschale Vergütung vereinbart werden, oder lohnt sich ein Prämiensystem? Und wer haftet bei Fehlern und daraus re­sul­tieren­dem Schaden? Sparen Sie hier nicht an Aufwand, sonst werden solche Out­sourc­ing-Verträge zum Desaster! Musterverträge kommen auf Grund der Komplexität des FM gar nicht erst in Frage.

„Eine der wichtigsten strate­gis­chen Aufgaben ist die Planung der Unruhe. FM darf keine Funktion sein, die ein­gerichtet und dann nur ordentlich weiter betrieben wird.“

Und ist der Vertrag erst einmal unter Dach und Fach, so gilt es auch, die Ver­tragsar­beit zu or­gan­isieren. Wie schon erwähnt, weisst FM, und damit auch FM-Verträge, eine hohe Dynamik auf. Für Flexibilität benötigen Sie einen modularen Ver­tragsauf­bau. Ein hundert und mehr Seiten starker FM-Vertrag wird um ein vielfaches übersichtlicher, wenn er in Module (Vollmachten, Preise, Leistungen, Objekte etc.) aufgeteilt wird. Auch hier hilft eine Datenbank, die Ver­tragsar­beit in den Griff zu bekommen (au­toma­tis­che Be­nachrich­ti­gung bei Auslaufen einer Preisvere­in­barung).

„Als in den neunziger Jahren die Akzeptanz des Outsourcing von FM-Diensten wuchs, wurde vorrangig über dessen Nutzen gesprochen. Nach einigen Jahren der Erfahrung in Unternehmen ist deutlich geworden, dass auch Risiken damit verbunden sind, die bei der Entschei­dung für das Outsourcing und bei der Gestaltung von FM-Verträgen zu berücksichtigen sind.“

Ein besonders effektives Instrument der Ver­tragsar­beit soll hier nicht ver­schwiegen werden. Simulieren Sie den "worst case". Niemand wird nämlich von Anfang an alle Probleme und Störungen des FM voraussagen können. Ein Team sollte sich also gezielt alle nur denkbaren "Katas­tro­phen" ausdenken und den Vertrag dann daran messen. Sie werden sehen, es lässt sich noch viel verbessern!