Buch Professionell einkaufen mit dem Internet

Schneller, besser, billiger

Welche Funktion hat der Einkauf in Ihrem Unternehmen? Ihm steht die Schlüsselrolle zu! Woher beziehen Sie Ihre In­for­ma­tio­nen beispiel­sweise für die Pro­duk­ten­twick­lung? Aus dem Beschaf­fungs­markt, er ist Ihr "In­for­ma­tion-Bro­ker". Die Einkauf­s­abteilung hat strate­gis­che, taktische und operative Aufgaben. Wenn der Einkauf Kosten spart, spüren Sie das direkt im Un­ternehmensergeb­nis. Wie sparen Sie? Indem Sie die Möglichkeiten des Internets nutzen. Wie lange wollen Sie noch wertvolle Zeit mit dem tra­di­tionellen Einkauf vertrödeln? Setzen Sie Ihren Einkäufer vor den PC und lassen Sie ihn Recherche im Web betreiben. Er findet nirgendwo sonst so schnell neue Lieferanten. Ausserdem kann er Preise direkt vergleichen und den gesamten Markt durch­forsten. Und bestellen kann er auch gleich. Das ist E-Pro­cure­ment.

Alles Internet oder was?

Es gibt schon noch Waren und Di­en­stleis­tun­gen, die Sie nicht in­ter­net­gestützt erwerben können. Aber dort, wo es geht, bei niedriger strate­gis­cher Bedeutung und hoher Stan­dar­d­isierung, bringt es auf jeden Fall enorme Vorteile. Den ganzen Kleinkram können Sie beispiel­sweise über Preis­agen­turen, virtuelle Marktplätze und Auktionen oder Pur­chas­ing-Cards besorgen. Aber fangen Sie nicht gleich mit den kom­pliziertesten Lösungen an, lassen Sie es stufenweise angehen und sammeln Sie Erfahrungen. Wenn Bestel­lun­gen Millionenhöhe erreichen, sollten Sie besser tra­di­tionelle Lieferverträge aushandeln. Wo finden Sie, was Sie suchen? Über Such­maschi­nen, Branchen­verze­ich­nisse, Firmen- und Liefer­an­ten­daten­banken. Sie können Ihre Ange­bot­sauf­forderung auch per E-Mail an ver­schiedene Firmen verschicken, die dann auch wieder per E-Mail antworten. Das geht schnell und die Zeit, die Sie sich eingespart haben, nutzen Sie, um die Angebote genau zu vergleichen. So sparen Sie auch Geld - und eine Menge Papier. Klappt übrigens auch mit Be­darf­sauss­chrei­bun­gen entweder auf der eigenen Homepage, auf der Einkäufer-Home­page eines Un­ternehmens oder auf Bul­letin-Ser­vices bzw. elek­tro­n­is­chen Marktplätzen. Das ist zwar noch recht neu, aber schon ein Trend.

Ihr Auftritt, bitte!

Sie haben noch keine Einkäufer-Hom­page? Wichtig ist, dass die Website attraktiv ist und der Besucher keine grauen Haare bekommt, bis sie endlich geladen ist. Also bitte

• keinen Firlefanz mit grafischen Effekten,
• keine riesigen Bild-Dateien,
• keine Wis­chi­waschi-In­for­ma­tio­nen,
• sondern aktuell, präzise und aussagekräftig!

„Unbe­strit­ten ist allgemein, dass mit der Einführung von E-Pro­cure­ment erhebliche Verbesserun­gen erzielt werden können.“

Integrieren Sie einen Liefer­an­ten­frage­bo­gen und lassen Sie keine Zweifel darüber, welche Qual­i­fika­tion Sie vom Zulieferer erwarten.

Angebot und Nachfrage grenzenlos

Wer liefert am günstigsten? Hongkong, USA, Taiwan? Dank Bul­letin-Board-Ser­vices (BBS) können Sie Ihren Bedarf weltweit präsentieren. Die Trade-Pages funk­tion­ieren wie ein globales schwarzes Brett und Sie haben sofort Kontakt zu in­ter­na­tionalen Unternehmen, die Angebote abgeben möchten. Die elek­tro­n­is­chen Marktplätze sind zukunftsträchtig. Hier sind Sie mittendrin im Geschehen, können erste Kontakte aufnehmen und handeln. Was bringen hier Di­rekt-Mar­ket­ing-Tools? Sie erreichen Ihre Zielgruppe, verringern Streuver­luste, werden bekannt, verbessern Ihr Image und bekommen neue Kunden aus bisher nicht beworbenen Regionen. Und das alles viel billiger als bisher!

Hilfe aus dem virtuellen Raum

Sie haben keine Lust, sich täglich durch Homepages und Such­maschi­nen zu arbeiten? Virtuelle Di­en­stleis­ter übernehmen diesen Job. Einige einkauf­s­rel­e­vante In­for­ma­tio­nen, die Sie auf diese Weise erhalten, sind sogar kostenlos. Und manche Di­en­stleis­ter ermitteln nicht nur die Liefer­quellen, sondern wickeln dann auch gleich die komplette Warenbeschaf­fung ab. Natürlich möchten Sie die besten Konditionen für Ihre Waren. Aber "time is money", also lassen Sie Spezial­is­ten ran. Preis­agen­turen versprechen bis zu 50 % Einsparun­gen. Klicken Sie sich mal durch ein paar Webadressen! Sie haben gut eingekauft? Prima, jetzt sollten die Waren auch noch zu Ihnen kommen. Wer einkauft, braucht Logistik und Transport. Wer soll es machen? Sie müssen sich nicht mühsam die einzelnen Firmen zusam­men­su­chen, das nehmen Ihnen Lo­gis­tik­di­en­ste ab. Suchen Sie aus deren Angebot das für Sie passende Logistik- und Trans­portun­ternehmen aus. Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag? Im Internet surfen und nach den neuesten In­for­ma­tio­nen über in­ter­es­sante Lieferanten und Produkte suchen? Schön, wenn Sie so viel Zeit haben. Falls nicht, vertrauen Sie sich einem Push-Dienst an. Haben Sie sich erst mal Ihre In­for­ma­tionswünsche zurecht­gelegt, versorgt der Nachricht­en­pool Sie automatisch und regelmässig und noch dazu kostenlos mit E-Mails.

Sind Sie bereit?

Einen PC haben Sie und mit dem Internet können Sie auch umgehen. Das ist schon mal ein Anfang. Wollen Sie Ihren Einkauf künftig via Internet abwickeln, brauchen Ihre Einkäufer aber mehr als die technische Ausrüstung. Dem Einkauf kommt eine neue, qual­i­fiziert­ere Rolle zu: Er ist wesentlich an der Wertschöpfung beteiligt und mehr als früher liefer­an­tenori­en­tiert. Man sucht gemeinsame Lösungen: bei den Lager­hal­tungskosten, den Einkauf­squellen und den Einkauf­sak­tivitäten. Und was hat Ihr Unternehmen vom E-Pro­cure­ment? Sie verbessern die Einkauf­sergeb­nisse und verringern v. a. den Aufwand. Darüber gibt es be­merkenswerte Statistiken:

• Sie brauchen nur noch 7 statt 23 manuelle Aktivitäten,
• bewegen nur noch einmal statt 13-mal Papier,
• haben nur noch 3 statt 5 beteiligte Funktionen, und
• Ihre internen Durch­laufzeiten schrumpfen von bisher 14 Tagen auf gerade mal 2 Tage.

„Das Direct Purchasing ist die in­ter­es­san­teste Methode, um Einsparun­gen zu erzielen und die Effizienz des Einkaufs drastisch zu erhöhen.“

Der Einkäufer heute ist kein un­ternehmensin­terner Di­en­stleis­ter mehr. Er muss moderne Medien beherrschen und Fremd­sprachen. Er sollte in neuen Beziehungsmustern denken und handeln. Er muss teamfähig sein, kreativ, flexibel und ein Or­gan­i­sa­tion­stal­ent. Er braucht Markt- und Branchenken­nt­nisse und Liefer­an­tenkon­takte. Und kom­mu­nika­tive Fähigkeiten braucht er zusätzlich. Animieren Sie ihn, alles an Begabung aus sich her­auszu­holen, unterstützen Sie ihn und sorgen Sie dafür, dass er sich ständig weit­er­bildet. Denken Sie daran: Der Einkäufer reduziert Ihre Kosten, managt die externe Beschaffung und sichert damit die Versorgung Ihres Un­ternehmens. Er ist wichtig, deshalb legt er sein Haup­tau­gen­merk auch auf die relevanten A- und B-Teile.

Auf direktem Wege

C-Teile nötigen dem hochqual­i­fizierten In­ter­net-Einkäufer nur noch ein müdes Lächeln ab. Dafür ist er nicht mehr zuständig. Und wie kommen Sie künftig an Textmarker, Druck­er­pa­pier, Fachzeitschriften, Klopapier und Meister Propper? "Direct Purchasing" heisst das Zauberwort und es bedeutet, dass der Bedarfsträger direkt via Internet beim Lieferanten ordert. Einkauf und Lieferant haben vorher allerdings einen Rah­men­ver­trag geschlossen und sich über Preise und Artikel für den elek­tro­n­is­chen Katalog geeinigt. Wer profitiert davon? Erstens der Einkauf, weil er endlich die Hände frei hat für wirklich wichtige Aufgaben. Und zweitens die Bedarfsträger, weil sie mit einem Klick schnell und unbürokratisch das bekommen, was sie dringend brauchen. Ausserdem freuen sie sich, dass sie auch mal in eigener Ve­r­ant­wor­tung etwas bestellen dürfen. Ist das nicht riskant? Vor­sicht­shal­ber können Sie das Direct Purchasing per­son­al­isieren. Dann kann z. B. das Sekretariat auch wirklich nur Büromaterial beschaffen und keine Klein­werkzeuge. Und Sie machen ein Einkauf­s­con­trol­ling - damit schliessen Sie aus, dass jemand auf Ihre Kosten eine Palette Tintentod für die Klassenkam­er­aden seiner Kinder bestellt.

Vernetzt und verkettet

Was passiert, wenn ein Un­ter­liefer­ant ausfällt? Es gibt Beispiele dafür, dass Unternehmen in der Folge eine Um­satzein­busse von 40 Millionen DM pro Tag einstecken müssen. Das ist die schlechte Nachricht. Die gute ist: Es gibt auch hier eine Lösung, nämlich Sup­ply-Chain-Man­age­ment (SCM). Vo­raus­ge­setzt, diese Lieferkette ist gut organisiert. Dann erhalten Sie in Echtzeit alle In­for­ma­tio­nen, die Sie benötigen, um die Leistung sicherzustellen. Ohne Internet und E-Commerce sind Sie dabei aber aufgeschmis­sen. Wie wollen Sie die Kom­mu­nika­tion und Kooperation zwischen den an der Lieferkette beteiligten Unternehmen gestalten? Die sitzen ja nicht direkt um die Ecke. Setzen Sie Busi­ness-Konzepte und Web-Tech­nolo­gien ein!

PostPaid, PrePaid oder Cash?

Ob Sie nun tra­di­tionell einkaufen oder E-Pro­cure­ment betreiben: zahlen müssen Sie allemal. Je schneller die elek­tro­n­is­chen Märkte wachsen, umso lauter wird der Ruf nach einer adäquaten elek­tro­n­is­chen Zahlungsmeth­ode. Die Haupt­forderung: Sie muss sicher sein in Bezug auf Datenbestände, Transak­tions­daten, Zahlung­seinzug und Übertra­gungsweg. Möglichkeiten für kriminelle Handlungen gibt es immer, egal für welches Zahlungssys­tem Sie sich entscheiden. Ob Geldkarte, SET-System, eCash, Mon­dex-Sys­tem, Millicent oder Cybercash: Trojanische Pferde lauern überall. Es kann aber auch sein, dass Sie einen gefälschten Hun­dert­markschein in der Tasche tragen.

Wer sich in Gefahr begibt ...

Sie müssen nicht gleich drin umkommen, aber zumindest wird es ungemütlich. Wie steht es mit ver­traulichen In­for­ma­tio­nen im Internet? Ganz besonders im Rechnungs- und Per­son­al­we­sen und im Einkauf dürfen sie nur einem berechtigten Per­so­n­enkreis zur Verfügung stehen. Kennen Sie die Bedrohungen? Sie gehen von Mi­tar­beit­ern aus, von Hackern, von technischen Ausfällen. Und wenn Ihr Unternehmen abbrennt, ist auch Ihre In­for­ma­tion­stech­nolo­gie dahin. Der wachsende In­ter­net-Ein­satz ist eine latente Gefahr, denn eine Bedrohung braucht heute nur noch Sekunden, um weltweit alles lahm zu legen. Schaffen Sie Sicherheit. "TIGER-Teams" legen An­griff­spunkte offen und As­sess­ment-Tools decken be­triebliche Schwach­stellen auf. Wie sieht Ihr Sicherungskonzept aus? Elf technische und or­gan­isatorische Massnahmen sollten Sie berücksichtigen, damit Sie ruhig schlafen können:

1. In­ter­net-Fire­wall-Sys­tem, um externe Zugänge zu steuern.
2. Viren­schutz-Soft­ware, wobei laufend Updates installiert werden müssen.
3. Nutzer-Iden­ti­fika­tion mit immer wieder geänderten Passwörtern.
4. Zu­griff­skon­trolle, damit nicht jeder Anwender alle Daten erhält.
5. Verschlüsselung beim Austausch von In­for­ma­tio­nen.
6. Risiko­analy­sen mit einem Analy­se­pro­gramm.
7. Net­zw­erkkon­trolle und Alar­m­mel­dun­gen auswerten.
8. Zer­ti­fizierung externer Partner.
9. Physischer Schutz durch Schlösser, Brandschutz etc.
10. Sicher­heit­skonzept in Form von Richtlinien und Vorschriften.
11. Schulung und Belehrungen für alle Mitarbeiter.

„Die Nutzung des Internet im Einkauf führt über eine Betrachtung der Beschaf­fungspoten­ziale.“

Und wenn Sie diese internen Regelungen getroffen haben, dann müssen Sie sich noch um die globalen Regelungen kümmern, denn auch das Internet ist kein rechts­freier Raum, unsere aktuellen Rechtsvorschriften gelten auch hier. Was ist, wenn Sie den Button "Bestellung" anklicken? Dann ist das ebenso verbindlich, wie wenn Sie eine E-Mail mit einer Bestellung absenden. Ein Vertrag wird aber erst daraus, wenn der Handel die Bestellung bestätigt. Ma­nip­u­la­tion ist möglich. Geht es um wichtige Geschäfte, sollten Sie den Ver­tragsab­schluss ganz einfach nach altbewährter, herkömmlicher Methode bestätigen. Manchmal ist eben das Alte doch das Bessere.