Buch Consultant-Knigge

Mit Knigge zum Erfolg

Knigge war gestern und heute ist alles erlaubt? Wenn Sie das glauben, sollten Sie sich vom Be­rater­beruf sofort ve­r­ab­schieden. Denn wer als Consultant erfolgreich sein möchte, muss wissen, wie man sich benimmt. Warum Knigges Regeln für Berater so wichtig sind? Ganz einfach: Sie arbeiten ständig in Teams und haben häufig Kontakt zu gut zahlenden Kunden. Deshalb sollten Sie wissen, was auf dem Busi­ness-Par­kett außer fachlicher Kompetenz von Ihnen erwartet wird. Die erste Probe müssen Sie schon ganz zu Beginn bestehen – im Be­wer­bungs­ge­spräch. Dort wird genau darauf geachtet, ob der Kandidat die Hand zur Begrüßung reicht, den Gesprächspartnern in die Augen schaut und sich mit Namen vorstellt. Auch das Ende des Be­wer­bungs­ge­sprächs muss gemäß Knigge ablaufen: Ve­r­ab­schieden Sie sich, bedanken Sie sich fürs Gespräch, fragen Sie nach dem weiteren Prozess und wünschen Sie einen schönen Tag bzw. Feierabend.

Der erste Eindruck

Wenn ein Kunde wegen eines neuen Projekts auf Sie zukommt, ist das optimal. Leider ist der Geschäftsalltag jedoch nicht immer so einfach. Falls Sie akquirieren müssen, nehmen Sie am besten zunächst telefonisch Kontakt auf. Nach dem Gespräch verschicken Sie die abge­sproch­enen Unterlagen per Post. Nach einiger Zeit fragen Sie, erneut telefonisch, nach. Zeigt der potenzielle Kunde Interesse, sollten Sie einen Termin mit ihm ausmachen, um ihn persönlich kennen zu lernen. Wichtig für die Kon­tak­tan­bah­nung: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können. Nennen Sie keine Namen anderer Kunden als Referenzen, denn im Regelfall haben Sie mit diesen vereinbart, nicht über das gemeinsame Projekt zu reden. Wenn Sie es doch tun, könnte das beim poten­ziellen Neukunden das Gefühl erwecken, dass Sie nicht seriös sind.

„Er­fol­gre­iche Kon­tak­tauf­nahme bedeutet, nicht nur zu senden, sondern auch zu empfangen.“

Achten Sie bei Personen, die Sie bisher nicht kannten, auf die korrekte Anrede. Der Doktor wird mit „Dr.“ angeschrieben, der Professor Doktor nur mit „Professor“, der Diplom-In­ge­nieur muss auf seinen Titel – zumindest in Deutschland – verzichten. Ansonsten gilt im Busi­ness-All­tag im Prinzip das, was Ihnen hoffentlich schon von Ihren Eltern beigebracht wurde: Zur Begrüßung reicht man sich die Hand, zumindest wenn man sich das erste Mal trifft. „Guten Tag“ wünschen Sie, wenn Sie jemand an einem Tag das erste Mal sehen. Benutzen Sie die Wörter „bitte“ und „danke“ und lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden.

„Ein gepflegtes Erscheinen soll bei dem Gegenüber nicht nur Sympathie hervorrufen, sondern auch als Zeichen des Respekts verstanden werden.“

Die besten Manieren werden Ihnen aber nicht weit­er­helfen, wenn Sie Ihr Äußeres vernachlässigen. Eine gepflegte Erscheinung ist wichtig, schließlich drückt der Berater damit auch seinen Respekt gegenüber dem Kunden aus. Im Klartext bedeutet das: frisch gebügelte, saubere Kleidung, ordentliche Frisur ohne schrille Farben, klassischer Stil in dunklen Tönen.

Das geht gar nicht

Männliche Berater sollen zwar gepflegt aussehen, aber sie dürfen es nicht übertreiben. Tragen Sie keine topmodische Brille, wenn der Anzug eher kon­ven­tionell ist. Schließen Sie Ihr Jackett, wenn Sie stehen oder gehen. Achten Sie darauf, dass immer alle Hemdknöpfe geschlossen sind, und tragen Sie nie eine Krawat­ten­nadel. Des Weiteren sollten Sie Hemden mit Knöpfen am Kragen niemals mit einer Krawatte kombinieren. Stillos sind außerdem gefälschte Nobeluhren, ein Handy am Gürtel, zu kurze Strümpfe, schiefe Absätze oder ein blauer Anzug mit braunen Schuhen.

„Ebenso wie Gespräche mit Be­rater-Kol­le­gen sind Pro­jek­tar­beiten während der Reise tabu.“

Weibliche Be­ra­terin­nen tragen auch im Sommer Strümpfe. Verzichtet werden muss auf zu große Handtaschen und Laptops. Die Schuhe dürfen weder offen noch zu flach sein, aber auch nicht zu hoch, zu sportlich oder mit abge­laufenem Absatz. Lackierte Fingernägel sind genauso unange­bracht wie bunte Uhren, große Ohrringe und zu viel Parfüm.

„Je höher die Hierarchie der Teilnehmer ist, desto strenger ist der Busi­ness-Dress­code.“

Der Busi­ness-Look ist auch an den Tagen wichtig, an denen Sie im eigenen Büro arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie einige Kollegen und Vorgesetzte immer nur dort treffen. Wenn Sie also im eigenen Büro schlechter zurecht­gemacht sind als beim Kunden, könnten die Kollegen annehmen, dass Sie immer leger zur Arbeit gehen.

Zeit ist Geld

Auch wenn Sie im Regelfall für effizientes Arbeiten belohnt werden: Wenn es um Kun­den­ter­mine geht, dürfen Sie ruhig ein bisschen Zeit vergeuden – indem Sie nicht nur pünktlich, sondern überpünktlich sind: Planen Sie so, dass Sie etwa 30 Minuten zu früh sind. Sie müssen ja nicht sofort zu Ihrem Gesprächspartner gehen. Aber seien Sie zumindest schon in der Nähe. Zum Ende eines Treffens sollten Sie genügend Zeit mitbringen, um ggf. mit dem Kunden noch essen zu gehen. Oft werden bei solchen Anlässen die Bedürfnisse des Kunden nochmals von einer ganz anderen Seite beleuchtet. Und dieses Wissen sollten Sie sich, gerade in der Akqui­si­tion­sphase, nicht nehmen lassen, denn möglicher­weise dürfen sie dem Kunden im Anschluss an den Termin ein Angebot un­ter­bre­iten.

„Im Gegensatz zu Fre­undlichkeit zeichnet sich Höflichkeit im engeren Sinne durch eine gewisse re­spek­tvolle Distanz aus, die sich gerade im Geschäftsleben zwischen Berater und Kunde empfiehlt.“

Das Angebot sollten Sie per Post schicken und nicht per Fax oder Mail. Denn Sie wissen nicht, wo ein Fax ankommt: vielleicht im Flur an einer Sam­mel­stelle? Dann laufen Sie Gefahr, dass einige Mitarbeiter schon im Vorfeld mehr über Sie und Ihre Arbeit wissen, als Ihnen vielleicht recht ist. Bei Mails ist die Verbindlichkeit des Angebots unter rechtlichen Gesicht­spunk­ten nicht geklärt. Sollten Sie dieses trotzdem mit der elek­tro­n­is­chen Post schicken, so senden Sie die Unterlagen zur Sicherheit zusätzlich auf dem Postweg hinterher.

Unterwegs mit dem Kunden

Wenn der Kunde zugesagt hat, verscherzen Sie es sich nicht durch Leichtsinn. Denn nun kommt es auch auf Kleinigkeiten an: Wenn Sie beim Kunden arbeiten, richten Sie sich nach seinen Ar­beit­szeiten, das erleichtert die Kom­mu­nika­tion. Abends sollten Sie zu den Letzten gehören, die das Büro verlassen. Benutzen Sie während der Arbeit weder Kun­denkugelschreiber noch welche mit Wer­beauf­druck. Falls Sie eine Pro­duk­tion­sstätte besichtigen, müssen Sie auf jeden Fall die Sicher­heitsvorkehrun­gen beachten. Sprechen Sie vorher mit dem Kunden ab, welche Kleidung angebracht ist. Der Anzug könnte für diesen Termin unpassend sein.

„Qualität reicht von der Einhaltung des Corporate Designs von Folien über eine fehlerfreie Rechtschrei­bung bis zur korrekten Auswertung von Zahlen­ma­te­r­ial.“

Sie werden möglicher­weise oft für den Kunden unterwegs sein müssen. Klären Sie im Vorfeld, welche Reis­erichtlin­ien gelten. Es wäre ein schlechtes Zeichen, wenn der Kunde Econ­omy-Class fliegt, der Berater aber Busi­ness-Class. Im Flieger wie auch im Zug oder im Frühstücksraum des Hotels gilt: nicht am Projekt arbeiten und auch nicht darüber reden. Zu viele neugierige Augen und Ohren könnten hier In­for­ma­tio­nen auf­schnap­pen, die nicht für Sie bestimmt sind.

„Ein bestimmtes Auftreten mit klaren Ein­stel­lun­gen und kon­se­quenter Zielver­fol­gung ist auch deshalb er­forder­lich, weil der Berater im Regelfall nicht für Gefälligkeiten beauftragt wird, sondern zur Lösung eines Problems, welches der Klient mit internen Ressourcen allein nicht oder nur sehr zeitverzögert realisieren kann.“

Häufig sind Berater mit dem Auto unterwegs: Erwünscht sind hier eine diskrete Farbe und Größe; sportliche Modelle, Cabriolets oder Geländewagen erwecken einen falschen Eindruck. Falls Sie einen Firmenwagen fahren, achten Sie darauf, dass er nicht teurer ist als der Ihres Vorge­set­zten und Ihres Kunden. Ihr Fahrzeug sollte groß genug sein, um bequem Kunden oder Kollegen mitnehmen zu können. Das bedeutet gle­ichzeitig: Es muss immer einen sauberen und gepflegten Eindruck hin­ter­lassen. Das gilt auch für Ihr Reisegepäck. Es empfiehlt sich ein kleiner Koffer, den Sie als Handgepäck mit ins Flugzeug nehmen können. Wichtig ist, dass Ihre Kleidung knitterfrei trans­portiert wird. Sie benötigen pro Tag ein Hemd und ein T-Shirt. Wer länger als einen Tag unterwegs ist, sollte zwei Anzüge dabeihaben. Freizeitk­lei­dung für den Abend kann sinnvoll sein, ggf. auch Sportsachen. Für den Notfall empfehlen sich Kopf­schmerztablet­ten, Pflaster und Taschentücher. Von Vorteil ist außerdem eine Lap­top­tasche. Bunte Koffer, Aufkleber oder Sport­taschen haben in der Be­rater­branche nichts verloren. Egal für welches Gepäck Sie sich entscheiden: Lassen Sie es niemals un­beauf­sichtigt. Zwar werden gestohlene Gegenstände u. U. von der Ver­sicherung zurückerstattet. Aber der Schaden, der dadurch entstehen kann, dass Kundendaten in fremde Hände kommen, ist viel größer.

Pro­fes­sionelle Zusam­me­nar­beit

Wenn Sie eine Zeit lang mit dem Kunden zusam­me­nar­beiten und möglicher­weise auch über Nacht Terminen nachgehen, wird sich zwangsläufig eine Ver­trauens­ba­sis ergeben. Aber Achtung: Sie haben es noch immer mit einem Kunden zu tun, der Ihnen Geld für Ihre Leistung bezahlt. Wird Ihnen das Du angeboten, sollten Sie es allerdings annehmen. Auf Abend­ver­anstal­tun­gen sollten Sie möglichst wenig Alkohol trinken. Der richtige Zeitpunkt, zu gehen, hängt von Ihrem Kunden ab: Bleiben Sie, bis der letzte für Sie wichtige Kontakt gegangen ist. Sprechen Sie nicht über andere Projekte und unterlassen Sie persönliche Kommentare. Außerdem sollten Sie beim Small Talk einen Bogen um Politik, Wetter, Religion und Fam­i­liengeschichten machen. Tun Sie nichts, was Ihnen die Zusam­me­nar­beit am nächsten Morgen peinlich machen könnte. Denn spätestens dann sind Sie wieder Di­en­stleis­ter und Ihr Gegenüber ist der Kunde.

„Der Consultant und seine Kollegen sollten immer im Hinterkopf behalten, dass zwar der erste Eindruck über die Erst-Beauf­tra­gung eines Kunden entscheidet, ein möglicher Fol­geauf­trag aber im Wesentlichen vom ‚letzten Eindruck‘ des Vor­pro­jek­tes abhängt.“

Zu Ihrem Job gehört optimales Pro­jek­t­man­age­ment. Lassen Sie Konferenzen nie länger dauern als angekündigt und machen Sie keine Open-End-Ter­mine. Pro­tokol­lieren Sie, was in einer Besprechung beschlossen wurde. Dieses Protokoll sollten Sie den Kollegen, für die es von Bedeutung ist, zukommen lassen. Auch bei den Pro­jek­tun­ter­la­gen ist äußerste Pro­fes­sion­alität gefragt. Bei einer Pow­er­Point-Präsentation beispiel­sweise gelten die Cor­po­rate-De­sign-Richtlin­ien genauso wie eine korrekte Rechtschrei­bung. Vermeiden Sie zu viel Farbe oder Animationen. Bilder, Her­vorhe­bun­gen und Überschriften dagegen struk­turi­eren eine Präsentation. Wichtig: Früh genug da sein, um die Technik zu überprüfen. Sinnvoll ist es immer, die Präsentation zusätzlich auf USB-Stick oder CD-ROM mitzubrin­gen.

„Projekte ohne offizielles Ende hin­ter­lassen oft den Eindruck, als wäre das Projekt abgebrochen worden.“

Ähnlich umsichtig sollten Sie in der Ko­r­re­spon­denz vorgehen – auch wenn sie nur per E-Mail erfolgt. Achten Sie darauf, dass jede Nachricht einen passenden Betreff hat. Vergessen Sie nie die Anrede. Außerdem sollten Mails so kurz wie möglich gefasst sein, dabei wird grundsätzlich das Wichtigste ganz oben geschrieben. Achten Sie darauf, dass Sie verständlich, grammatisch korrekt und ohne Rechtschreibfehler schreiben. Lesen Sie jede Mail einmal Korrektur. Vergessen Sie abschließend nicht die Grußformel. Briefe auf Papier werden nur noch zu besonderen Anlässen verschickt: beispiel­sweise wenn ein Angebot un­ter­bre­itet, eine Rechnung gestellt oder eine Mahnung gesendet wird. Für Briefe gelten natürlich die gleichen Regeln wie für E-Mails. Überdies werden sie auf Papier ausgedruckt, das dem Corporate Design entspricht.

Projekt zu Ende? Weiter geht’s!

Wenn ein Projekt zu Ende geht und Sie einen guten Job gemacht haben, werden Sie vom Kunden möglicher­weise erneut beauftragt. Vielleicht empfiehlt er Sie auch anderen Kunden weiter. Achten Sie darum bis zum Ende darauf, dass Sie einen sehr guten Eindruck hin­ter­lassen. Sie sollten zum Abschluss eine offizielle Konferenz anberaumen. Dabei können sich die Parteien gegenseitig Feedback geben und kurz zusam­men­fassen, was erreicht wurde. Ein Projekt, das kein offizielles Ende hat, wirkt abgebrochen. Intern wird das Projekt zusätzlich noch genau unter die Lupe genommen: War es wirtschaftlich? Was sollte verbessert werden? Wo weisen die Mitarbeiter Schwächen auf, wo müssen sie weit­erge­bildet werden? Ak­tu­al­isieren Sie Ihren Lebenslauf: Schließlich haben Sie etwas gelernt während des Projekts, und damit dürfen Sie sich nun schmücken.