Buch Die Regeln des Managements

Analysieren Sie Ihr Team

Sie sind Manager. Ihre Arbeit ist es, strategisch zu planen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind Sie auf Menschen angewiesen. Damit Ihr Team möglichst erfolgreich arbeitet, müssen Sie es motivieren und inspirieren. Das ist leichter gesagt als getan. Ganz wichtig ist, dass Sie selbst von dem überzeugt sind, was Sie tun. Sonst wirken Sie nicht authentisch. Ihr Team wird Ihnen weder glauben noch vertrauen, und Sie werden nie ans Ziel kommen. Zuerst müssen Sie erkennen, was für Typen Sie im Team haben: Wer hat die originellen Ideen, wer ist der Analytiker? Gibt es einen Diplomaten und einen, der alles ganz genau kon­trol­liert?

„Die Kunst des Managements ist die Kunst der Menschenführung – egal ob Sie nun für einen oder zwei oder tausend Menschen ve­r­ant­wortlich sind.“

Re­spek­tieren Sie, dass jeder Mensch anders ist; der eine braucht Motivation, der andere muss etwas gebremst werden. Einer ist morgens fit, ein anderer kommt erst nach dem Mittagessen in die Gänge. Versuchen Sie hinter die Fassade jedes Einzelnen zu sehen. Wenn Sie wissen, was für Persönlichkeiten Ihre Mitarbeiter sind, wird es Ihnen le­ichter­fallen, Sie zu einem Team zusammenzuführen. So finden Sie übrigens auch heraus, welche Teamplayer Ihnen noch fehlen.

Teamfähigkeit ist wichtiger als Fachkom­pe­tenz

Achtung: Lassen Sie sich bei Neue­in­stel­lun­gen nicht von guten Zeugnissen blenden. Mindestens genauso wichtig wie Fachwissen ist, dass der Neuling in Ihre Gruppe passt. Und was die nötigen Kenntnisse anbelangt: Fehlendes Wissen kann man sich immer aneignen.

„Sie wissen, dass Ihr Team eine Einheit bildet, wenn Sie öfter die Worte ‚wir‘ und ‚uns‘ als die Worte ‚ich‘ und ‚mich‘ hören.“

Investieren Sie darum in Ihre Mitarbeiter und schicken Sie sie regelmäßig zu Fort­bil­dun­gen. Dadurch werden Ihre Leute im Job besser, und das hilft wiederum Ihnen, gute Ergebnisse zu erzielen. Bedenken Sie aber, dass jeder Mensch seine Grenzen hat. Außerdem liegt natürlich auch eine Gefahr in der ständigen Weit­er­bil­dung: Je besser Ihre Leute werden, desto in­ter­es­san­ter werden sie für andere Arbeitgeber.

„Wenn das Team Mist baut, sind allein Sie selbst schuld. Wenn das Team gute Arbeit leistet, gebührt das Lob dem gesamten Team.“

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die eine klare Fehlbe­set­zung sind, sind Sie in einer schwierigen Situation. Wir reden hier nicht davon, dass jemand mal einen Fehler macht: Menschen, die selbstständig und ve­r­ant­wor­tungs­be­wusst arbeiten, machen Fehler, das ist einfach so. Aber die macht beispiel­sweise auch Ihr Auto – und Sie verkaufen es trotzdem nicht. Vertrauen Sie also, soweit Sie können. Aber nur den richtigen Leuten! Diejenigen Mitarbeiter, die die Arbeit des ganzen Teams zu­nichtemachen, dauernd für schlechte Stimmung sorgen oder einfach auf dem falschen Platz sitzen, sind damit nicht gemeint. Wenn Sie einem solchen Mitarbeiter seine Chance gegeben haben und trotzdem nicht weit­erkom­men, ist eine Kündigung oftmals der beste Weg. Möglicher­weise ist er anderswo viel besser aufgehoben. Außerdem ist eine Entlassung ein Zeichen dafür, dass Sie durch­greifen können – ein wichtiges Persönlichkeitsmerk­mal für einen Manager.

Leben Sie Disziplin vor

Um die Arbeit richtig zu struk­turi­eren, sind Sitzungen un­verzicht­bar. Aber fassen Sie sich dabei so kurz wie möglich. Ein kleiner Tipp: Wenn diese Treffen gegen Ende eines Ar­beit­stages stattfinden, hat es jeder eilig, nach Hause zu kommen. Auf der Tage­sor­d­nung sollte nur stehen, was wirklich wichtig ist. Der Sinn jeder Sitzung ist es, In­for­ma­tio­nen auszu­tauschen, Ideen zu entwickeln und das Wirgefühl zu stärken. Pochen Sie aber auf Disziplin: Konferenzen fangen pünktlich an, sodass diejenigen, die rechtzeitig erscheinen, nicht bestraft werden. Wer zu spät kommt, muss sich das Verpasste eben nachträglich besorgen.

„Die drei wichtigsten Maximen für die tägliche Zusam­me­nar­beit sind: Höflichkeit, Ent­ge­genkom­men, Fre­undlichkeit.“

Wenn Sie Disziplin verlangen, müssen Sie diesbezüglich ein Vorbild sein. Darum ist es wichtig, dass Sie gut organisiert sind. Sie müssen sich auf das Wesentliche konzen­tri­eren und möglichst fleißig und effizient arbeiten. Seien Sie so, wie Sie es sich von Ihren Mi­tar­beit­ern wünschen. Das heißt auch, dass Sie sich nie beklagen. Sie machen diese Arbeit aus völlig freien Stücken, kein Mensch zwingt Sie dazu.

Loben Sie mit Begründung

Lassen Sie sich außerdem nichts zuschulden kommen und zeigen Sie Ihrem Team, wo die Grenzen sind. Aber schwingen Sie nicht nur die Peitsche, sondern verteilen Sie auch Zückerchen: Stellen Sie Ihren Mi­tar­beit­ern die bestmögliche technische In­fra­struk­tur zur Verfügung. Nur so können Sie sicher sein, dass sie überhaupt in der Lage sind, gute Arbeit abzuliefern: Wer sehr gutes Werkzeug hat, kann effizienter arbeiten, als beispiel­sweise jemand, dessen alter Computer ständig abstürzt. Und wie gesagt: Loben Sie, wenn es angebracht ist. Besonders motivierend wirkt Lob, wenn Sie es öffentlich machen, z. B. im Intranet oder im Mi­tar­beit­er­magazin. Und damit das Lob nicht einfach dahergesagt wirkt, sollten Sie es auch begründen: „Das haben Sie sehr gut gemacht. Sie haben mir damit viel Arbeit abgenommen und sie auch noch her­vor­ra­gend ausgeführt. Vielen Dank dafür!“

„Als Leiter eines Kraftwerks müssen Sie nicht wissen, wie man die Haltbarkeit von Plutonium berechnet. Aber Sie müssen wissen, wie Sie jemanden einstellen, der den Job für Sie ausüben kann.“

Ein weiterer Tipp zum Thema Lob: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter schon loben, bevor sie an die Arbeit gehen, werden sie sich mehr anstrengen, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Das Lob darf auch mal so aussehen: Spendieren Sie Ihren Mi­tar­beit­ern eine Runde Kuchen oder Eis, ein Glas Sekt, ein Mittagessen oder geben Sie Ihnen etwas mehr Freizeit. Das dürfen Sie übrigens gerne auch dann machen, wenn das Endergebnis nicht so gut war, obwohl alle ihr Bestes gegeben haben. Auch das spornt für die Zukunft an. Achten Sie aber darauf, dass Sie niemanden bevorzugen: Bekommt ein Mitarbeiter als Dank für seine gute Arbeit eine Einladung zum Kaffee, ein anderer dagegen ein Mittagessen beim Italiener um die Ecke, dann kommt schnell Missstim­mung auf. Notieren Sie darum, wie Sie in welchen Situationen vorgehen.

Wahren Sie Distanz

Egal wie gut Sie mit Ihrem Team klarkommen: Manchmal müssen Sie zeigen, wer der Chef und wer der Mitarbeiter ist. Das demon­stri­eren Sie sehr gut mit Ihrer Bürotür. Machen Sie sie einfach hin und wieder zu. Damit zeigen Sie, dass Sie auch einmal ungestört arbeiten wollen. Oder dass es Be­sprechun­gen mit Mi­tar­beit­ern, Kunden oder Ko­op­er­a­tionspart­nern gibt, die nicht für jedermanns Ohren bestimmt sind.

„Ihr Chef ist Ihr Chef. Wenn er so schlimm ist, wie Sie meinen, dann hören Sie auf, für ihn zu arbeiten, und suchen Sie sich eine andere Arbeit.“

Beteiligen Sie sich nicht an Klatsch, das schadet nur Ihrem Ruf. Halten Sie zudem körperlichen Abstand zu Ihren Mi­tar­beit­ern: keine Umarmungen, keine Küsschen, kein Schul­terk­lopfen. Aber bleiben Sie trotzdem immer freundlich, lächeln Sie, und gehen Sie immer mit erhobenem Kopf durchs Büro. Man wird Sie so eher achten, als wenn Sie den Miesepeter geben. Wichtig ist außerdem Fairness: Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter so, wie Sie sich auch gegenüber Freunden oder Fam­i­lien­mit­gliedern verhalten würden. Belügen Sie sie also nicht und zocken Sie sie nicht ab. Vergessen Sie nie, dass Sie ohne Ihr Team ein Nichts sind. Behandeln Sie Ihre Leute pfleglich. Das Gleiche gilt für die Kunden. Egal wie gut die Arbeit des Teams und seines Vorge­set­zten ist: Wer die Kunden missachtet oder sich keine besondere Mühe im Umgang mit ihnen gibt, braucht gar nicht weiter zur Arbeit zu gehen. Wer Kunden nicht mit größter Wertschätzung behandelt, wird bald keine mehr haben.

Sorgen Sie vor

Vergessen Sie in der hoffentlich heilen Welt Ihres Teams nicht, dass es auch Neider gibt oder andere Abteilungen, die Ihnen vielleicht nicht wohlgesinnt sind. Falls es einmal zum Eklat kommt, sollten Sie vorgesorgt haben: Speichern Sie alle Mails ab, behalten Sie Kopien aller Vorgänge auf Papier. Sie wissen nie, wozu das einmal gut sein wird. Eines ist sicher: Ganz ohne Ärger werden Sie nicht durchs Berufsleben kommen. Wenn es im System knirscht und Mitarbeiter sich beschweren, dann fragen Sie sie direkt nach den Lösungen. Ihr Team kennt das Problem wahrschein­lich viel besser als Sie. Fordern Sie es auf, nach einer Lösung zu suchen, das macht die Gruppe kon­struk­tiver. Außerdem werden Ihre Leute mit einer eigenen Lösung möglicher­weise zufriedener sein als mit einer, die ihnen vorgesetzt wird.

„Wenn Sie sich an Intrigen und Ma­nip­u­la­tio­nen nicht beteiligen, gelten Sie als ehrlich und vertrauenswürdig.“

Über dem All­t­agstrott sollten Sie nie die Zukunft aus den Augen verlieren. Wer langfristig gegen die Konkurrenz bestehen will, muss einen Hauch besser sein. Das werden Sie aber nie, wenn Sie nur im Hier und Jetzt arbeiten. Sie brauchen Ideen, Pläne, Visionen. Denken Sie darum beispiel­sweise einmal pro Woche in einer Pause, die Sie ganz allein verbringen, über künftige Projekte nach. Und zwar nicht nur über die Ihres Un­ternehmens oder Ihrer Abteilung, sondern ganz bewusst auch über die eigenen: Wo stehen Sie? Was haben Sie im Vergleich zum Vor­jahreszeitraum erreicht? Wo waren Sie vor fünf Jahren? Was ist Ihr nächstes Ziel? Wo wollen Sie hin? Vergleichen Sie sich nicht mit anderen. Das bringt Sie nicht weiter.

Sie sind auch Mitarbeiter

Bedenken Sie bei Ihrer Planung, dass die ganze Welt sich ständig weit­er­en­twick­elt. Wenn Sie vorne dabei sein wollen, müssen Sie dranbleiben. Informieren Sie sich über neue Methoden und veränderte Absatzmärkte. Verschließen Sie nicht die Augen vor neuen Tech­nolo­gien oder Branch­enen­twick­lun­gen, bleiben Sie flexibel. Das kann auch heißen, dass Sie einen Ar­beit­splatzwech­sel einplanen müssen. Und – ganz wichtig – erarbeiten Sie immer und für alles einen Plan B und ggf. sogar einen Plan C.

„Es ist viel besser, für eine Or­gan­i­sa­tion zu arbeiten, in der Belohnung und nicht Angst der Motor ist.“

Im Leben läuft längst nicht alles so, wie wir es uns wünschen. Ganz egal jedoch, wie Ihre Pläne für die kommenden Jahre aussehen mögen, sorgen Sie dafür, dass sie unter Verschluss bleiben. Sagen Sie niemandem, was Sie vorhaben. Möglicher­weise erwartet man sonst, dass Sie bald das Unternehmen verlassen werden, und vertraut Ihnen keine langfristi­gen Projekte mehr an. Oder Ihre Vorge­set­zten halten Ihre Pläne für zu ehrgeizig und betrachten Sie künftig mit argwöhnischen Augen.

„Ohne Ihr Team sind Sie eine leere Seite, die darauf wartet, beschrieben oder vollgetippt zu werden.“

Vergessen Sie nicht, dass Sie selbst vermutlich auch ein Mitarbeiter sind, nämlich der Ihres Vorge­set­zten. Und das korrekte Verhalten, das Sie von Ihrem Team erwarten, sollten Sie auch selbst im Umgang im Ihrem Vorge­set­zten an den Tag legen. Sie sollten ihm beispiel­sweise nie drohen oder ihn lächerlich machen. Versuchen Sie auch nicht, ihn einzuschüchtern oder unter Druck zu setzen. Behandeln Sie ihn mit Respekt und unterstützen Sie ihn, wo es nur geht. Sie können außerdem eine Menge von Ihrem Vorge­set­zten lernen: Wie spricht er mit seinem Team? Wie meldet er sich am Telefon? Wie macht er seine Arbeit? Achten Sie darauf, ob Sie sich nicht etwas für Ihre eigene Karriere abschauen können.

Sorgen Sie für Ihre Work-Life-Bal­ance

Sie verlangen und geben viel, Tag für Tag. Darum ist es wichtig, dass Sie auch Pausen einplanen. Wenn Sie nicht zwis­chen­durch einmal abschalten, wird die Arbeit Sie irgendwann auffressen. Logisch, dass Sie auch auf Ihre Ernährung achten sollten: Nehmen Sie sich Zeit dafür und essen Sie gesund.

„Sie sollen nicht lügen, nicht betrügen, nicht stehlen, niemanden beleidigen, beschwindeln, abzocken, reinlegen, austricksen, über den Tisch ziehen, hindern oder moralisch schädigen.“

Und vergessen Sie trotz der vielen Arbeit nicht, zu schlafen. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Hobbys und lassen Sie sich regelmäßig von einem Arzt durchchecken. Schließlich hat niemand etwas davon, wenn Sie schlapp­machen: Sie nicht, Ihre Familie nicht und Ihr Arbeitgeber auch nicht.

Keine Frage, es ist nicht wenig, was von Ihnen als Manager verlangt wird. Aber wenn Ihnen alles zu viel zu werden scheint, denken Sie immer an diese Regel: Wer den Job richtig macht und dabei ehrlich bleibt, wer sich an alle Regeln hält, der wird auch Spaß dabei haben.