Buch Businessetikette – mit Stil zum Erfolg

Küss die Hand!

Mag ja sein, dass Sie ein galanter Kavalier sind und eine vornehme Kinderstube geniessen durften. Im Geschäftsleben gelten aber eigene Gesetze, und was bei einem Dinner for Two Ihr Gegenüber vielleicht in Entzücken versetzt, entlockt Ihrem Geschäftspartner bestenfalls ein Stirn­run­zeln. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich wie eine Dampfwalze durch Ihren beruflichen Alltag bewegen. Gutes Benehmen ist auch hier gefragt. Es macht das Leben nicht nur angenehmer, es bringt auch Vorteile. Führen Sie sich nicht auf wie ein Haudegen, pflegen Sie die guten geschäftlichen Um­gangs­for­men! Was ist wichtig, worauf kommt es an? Es sind sechs goldene Regeln; wenn Sie diese berücksichtigen, kann so viel gar nicht mehr falsch laufen:

1. Zeigen Sie Integrität. Eigentlich setzt man das bei seinem Geschäftspartner ja voraus, dass er ehrlich und vertrauenswürdig ist. Halten Sie daran fest, auf lange Sicht zahlt sich das aus.
2. Benehmen Sie sich. Möchten Sie mit jemandem eine Geschäfts­beziehung unterhalten oder für einen Chef arbeiten, der sich aufführt wie Rumpel­stilzchen? Gute Manieren sind auch in der E-Gen­er­a­tion nicht altmodisch.
3. Un­ter­stre­ichen Sie Ihre Persönlichkeit. Jeder Mensch hat andere Qualitäten, und solange es positive Charak­tereigen­schaften sind, dürfen Sie sie ruhig in Ihr Unternehmen einbringen. Einen selb­st­be­wussten, witzigen Chef akzeptiert man gerne, einen arroganten, schnip­pis­chen wünscht man stattdessen irgendwo hin.
4. Pflegen Sie Ihre Erscheinung. Aus­ge­latschte Turnschuhe, ein verkleck­ertes T-Shirt und noch nie was von Deo gehört? Es gibt die berühmten inneren Werte, klar, aber wenn Sie sich nicht pflegen, werden Sie nicht dazu kommen, diese Werte zu zeigen.
5. Nehmen Sie Rücksicht. Zusammen mit ein bisschen Vorsicht und ein wenig Nachsicht beweisen Sie dann nämlich eine Menge Weitsicht, denn Ihr angenehmes Verhalten wird auf Sie zurückfallen.
6. Bleiben Sie taktvoll. Sie reagieren auf jede Provokation, nutzen jeden sich bietenden Vorteil? Künftig werden Sie zuerst denken, dann handeln. Und im Zweifels­fall sprechen Sie nicht für den Angeklagten, sondern gar nicht.

Wie man in den Wald hineinruft ...

Ob Sie zum Geschäftsessen geladen sind, in ein Meeting gehen oder einfach durch die Büros Ihrer Mitarbeiter schlendern: immer haben Sie direkten Kontakt zu Menschen. Und die haben Kontakt zu Ihnen. Man hört nicht nur Ihre Stimme, liest Ihre E-Mail, man sieht Ihre gesamte Erscheinung. Welchen Eindruck hin­ter­lassen Sie? Er entscheidet, wie man mit Ihnen umgeht. Sie müssen sich nicht überschlagen, bleiben Sie Sie selbst, locker und höflich. Jeder Mensch bringt Ihnen zunächst einmal Vertrauen und Wertschätzung entgegen. Jetzt haben Sie es in der Hand: Sie können mehr draus machen oder Sie können es ruinieren. Entscheiden Sie sich.

Blind Date

Irgendwann ist immer das erste Mal. Jetzt kriegen Sie mal keine feuchten Hände. Ist das Hemd gebügelt, sind die Schuhe geputzt? Ziehen Sie sich schick an, lieber ein wenig zu elegant, aber doch so, dass Sie drin laufen und atmen können. Ebenso wichtig wie Ihr äusseres Er­schei­n­ungs­bild ist, dass Sie sich auf das geschäftliche Treffen vorbereiten. Wenn Sie zwar gestylt sind, aber ständig am Thema vorbeireden, wird das Ganze ein Flop. Warum gibt man Ihnen einen Termin? Damit Sie pünktlich erscheinen. Wenn Sie dann auch noch höflich zur Sekretärin sind, haben Sie schon zwei Pluspunkte. Und wenn Sie Ihr Handy für die Dauer des Gespräches ausschalten, einen dritten. Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus, auch Ihr Geschäftspartner schätzt ein bisschen Smalltalk. Aber eben small und nicht big, der Mann hat auch noch etwas anderes zu tun heute.

„Gute geschäftliche Um­gangs­for­men sind im Wesentlichen nichts anderes als das Pendant zu korrekter Ver­hal­tensweise im Privatleben.“

Was machen Sie, während jemand mit Ihnen spricht? Sie halten Au­genkon­takt. Sehen Sie nicht zum Fenster hinaus und graben Sie nicht in Ihrer Aktentasche. Wenn Sie der Gastgeber sind, sagen Sie zu Beginn, wann Sie den nächsten Termin haben, sonst verplaudern Sie zwei Drittel der Zeit und dann kommt die grosse Hektik auf. Apropos: Lassen Sie die Zigarette in der Schachtel, auch wenn Sie nervös sind. Rauchen ist nicht mehr „in“! Und nach dem Gespräch rennen Sie nicht einfach weg, ve­r­ab­schieden Sie sich mit einem Lächeln und Au­genkon­takt. Händeschütteln kann heute auch entfallen, v. a. wenn niemand Ihnen die Hand ent­ge­gen­streckt.

Der nächste bitte!

Nicht nur beim Arzt, auch bei Be­wer­bungs­ge­sprächen geht es manchmal Schlag auf Schlag. Gerade weil Sie hier wenig Zeit haben, ist gutes Benehmen die halbe Miete. Die ersten 30 Sekunden können viel entscheiden! Sie wissen nicht, was der Per­son­alchef im Schilde führt? Bereiten Sie sich vor. Können Sie Ihren beruflichen Werdegang kurz, informativ und attraktiv beschreiben? Fällt Ihnen eine Begründung ein, warum gerade Sie für den angestrebten Job geeignet sind? Kommen Sie völlig ins Schleudern, wenn Sie zwis­chen­durch persönliche Fragen beantworten müssen? Be­wer­bungs­ge­spräche sind Promotion in eigener Sache.

„Bei gleichen Vo­raus­set­zun­gen trägt die Person mit dem besseren Benehmen den Sieg davon.“

Also rücken Sie sich ins beste Licht. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Leistungen hervorheben. Aber bitte in der richtigen Dosierung. Hauen Sie nicht immer auf die Pauke und „tunen“ Sie weder Ihre bisherige Position noch Ihr Gehalt.

Was kann ich für Sie tun?

Das klingt doch schon mal sehr höflich und sollte jedes Gespräch mit einem Kunden, Lieferanten oder Kollegen einleiten. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner, was er von Ihnen will, und machen Sie an­der­er­seits deutlich, was Ihr Anliegen ist. Das erspart sinnloses Gerede. Ihr Gesprächspartner blockt ab? Wenn er in der Position über Ihnen steht, müssen Sie das einfach akzeptieren. Spielen Sie nicht die beleidigte Leberwurst. Ein Un­tergebener kann so nicht verfahren, er muss Ihnen schon zuhören. Aber gerade deshalb: Fassen Sie sich kurz.

„Das Prinzip, das guten geschäftlichen Um­gangs­for­men zu Grunde liegt, ist die einfühlsame Berück­sich­ti­gung der Interessen und Gefühle anderer.“

Merken Sie, wenn Ge­wit­ter­wolken aufziehen? Beobachten Sie Ihren Gesprächspartner genau. Falls er anfängt zu kochen, bleiben Sie umso ruhiger. Gegen­seit­iges Anbrüllen überlassen Sie den Affen im Zoo. Vielleicht ist es besser, Sie vertagen die Un­ter­hal­tung, bis die Wogen sich wieder geglättet haben. Lassen Sie sich niemals provozieren, zählen Sie ruhig bis zehn und treten Sie dann höflich aber bestimmt den Rückzug an. Möchten Sie immer die Nummer 576 in Ihrem Unternehmen bleiben? Falls Sie vorhaben, auch mal befördert zu werden, sollten Sie sich Ihrem Chef gegenüber anständig benehmen. Bringen Sie ihn nicht in peinliche Situationen, verhalten Sie sich loyal, entscheiden Sie nicht über seinen Kopf hinweg, und wenn Sie sich schon über ihn beschweren, dann tun Sie auch das mit Stil.

Wir treffen uns um vier ...

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zum Meeting bestellen, informieren Sie sie vorher, worum es geht, sonst haben Sie eine Handvoll Leute da sitzen, die ständig mit der Schulter zucken, weil sie nicht vorbereitet sind. Vielleicht entschliessen Sie sich ja ganz spontan zu einem Meeting. Aus Langeweile? Weil Sie so alleine in Ihrem Büro sind? Solche Hau­ruck-Ak­tio­nen bringen den Ar­beitsablauf Ihrer Mitarbeiter einiger­massen durcheinan­der. Überlegen Sie, ob das wirklich sein muss. Und als Mitarbeiter berufen Sie überhaupt kein Meeting ein. Das bleibt Chefsache.

„Wir können in unserem geschäftlichen Verhalten zeigen, dass die Gefühle anderer wichtig sind.“

Sie freuen sich auf ein Geschäftsessen? Denken Sie dran, Sie werden nicht eingeladen, nur um gratis essen zu können. Entweder will der Gastgeber Sie besser kennen lernen, bevor er Sie einstellt, befördert oder in Frührente schickt, oder der Ter­minkalen­der lässt keinen anderen Zeitpunkt zu. Geniessen Sie das Essen und warten Sie, bis der Gastgeber das Geschäftsthema anspricht. Selbstverständlich sind Sie fachlich bestens vorbereitet. Ist das Treffen jedoch eine rein gesellschaftliche An­gele­gen­heit, eine Party, eine Hochzeit, sind geschäftliche Probleme tabu. Also quasseln Sie nicht aus dem Nähkästchen, ziehen Sie Kollegen nicht durch den Kakao und beweisen Sie auch nicht, dass Sie mehr Alkohol vertragen als Ihr Chef.

Sehr geehrte Frau Maier!

Schon mit der Anrede können Sie in einem Brief ordentlich ins Fettnäpfchen treten. Hat Frau Maier vielleicht einen Titel? Wie schreibt sie sich genau? Auch schriftlich macht der Ton die Musik. Wer soll den Brief lesen? Sie können „Privat“ drauf­schreiben oder „Persönlich“, wenn Sie ihn jedoch mit „Geheim“ kennze­ich­nen, wird die Sekretärin des Empfängers nervös. Und ein Fax ist immer öffentlich, ganz gleich mit welchem Vermerk. Ein bisschen Spass muss sein? Nur wenn Sie sich sicher sind, dass der Empfänger ihn auch versteht. Geschäftliche Ko­r­re­spon­denz ist in erster Linie sachlich, formell. Outen Sie sich nicht als Firmenclown. Sie haben sich geärgert? Es gibt einen handfesten Konflikt? Überlassen Sie solche Ko­r­re­spon­denz Ihrem Recht­san­walt, das ist sein Metier.

„Es ist schlechtes Benehmen, un­zure­ichend vorbereitet zu einem wichtigen Treffen zu kommen.“

Es ist längst üblich, den täglichen Kleinkram per E-Mail zu erledigen, flott, praktisch und grenzenlos. Texten Sie Ihre Umwelt aber nicht mit endlosen oder unzähligen Mails zu, bloss weil es so einfach geht! Überprüfen Sie die Rechtschrei­bung. Und lassen Sie sich nicht zu einer spontanen Mail hinreissen, schon gar nicht, wenn Sie wütend sind. Gesagt ist gesagt und per E-Mail geht das besonders schnell, ein Klick und Sie müssen sich entschuldigen ...

„Wie jede effektive Geschäft­skom­mu­nika­tion muss auch ein Telefonat vorbereitet werden – und zwar geraume Zeit, bevor wir den Hörer zur Hand nehmen (...).“

Sie haben etwas Wichtiges zu sagen? Verfassen Sie ein Memo, aber auch hier gilt: Produzieren Sie nicht ins Uferlose. Es ist auch kein guter Stil, sich mittels Memo beim Chef über einen unbeliebten Kollegen zu beschweren. Und erstellen Sie nicht von jedem Memo ein paar Dutzend Kopien, um sie im Run­dum­schlag „an alle“ weit­erzuleiten. Memomanie ist eine üble Krankheit in vielen Unternehmen.

Hallo, hier spreche ich!

Wenn Ihr Telefon klingelt, wissen Sie zunächst noch gar nichts. Der Anrufer sollte also so viel Anstand haben, sich erst mal vorzustellen, den Grund seines Anrufes zu nennen und mit wem er sprechen möchte. Sie rufen den Chef an und landen in der Tele­fonzen­trale? Dann sind Sie genauso freundlich, als wenn Sie persönlich vor der Sekretärin stünden. Sonst kann es passieren, dass Sie für längere Zeit in der Warteschleife hängen. Sie sind ein ganz cooler Typ?

„Der Umgang mit Besuchern aus anderen Ländern sollte zu den in­ter­es­san­testen und lohnendsten Erfahrungen zählen, die Sie machen können.“

Vermeiden Sie am Telefon trotzdem einen allzu jovialen Ton und lassen Sie persönlichen Tratsch weg. Sie wissen ja nie genau, wer alles zuhört und ob Ihr Anruf evtl. sogar mit­geschnit­ten wird. Während Sie tele­fonieren, streckt der Kollege die Nase zur Türe herein? Entweder Sie ignorieren ihn, oder, wenn es wirklich wichtig ist, informieren Sie kurz den Mann in der Leitung, denn er wird irritiert sein, wenn Sie plötzlich gle­ichzeitig mit ihrem Kollegen flüstern. Wenn Sie das Gespräch dringend un­ter­brechen müssen, dann entschuldigen Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner.

Ich nix verstehen

Was tun Sie, wenn sich ausländische Geschäftspartner ansagen? Einen Sprachkurs besuchen? Don­ner­wet­ter! Aber vielleicht kommt der Gast ja schon nächste Woche ... Also fragen Sie nach, ob er vielleicht Ihre Sprache spricht. Wenn nicht, kümmern Sie sich um einen Dolmetscher.

„Es ist Aufgabe des Gastgebers, dafür zu sorgen, dass sich der Geschäftsgast wohl fühlt.“

Die Begrüssungs­formel dürfen Sie trotzdem in der fremden Sprache einüben – und dann: tapfer lächeln, weil Sie die Antwort wahrschein­lich nicht verstehen. Jedes Volk hat so seine Gepflo­gen­heiten. Machen Sie sich damit vertraut! Wenn Sie mit gut gemeintem Verhalten un­be­ab­sichtigt, aber voll daneben liegen, vermasseln Sie vielleicht den Aus­land­sauf­trag.

„Es ist schlechtes Benehmen, ein Memo als Vehikel der Kritik zu verwenden oder um einen Kollegen herun­terzu­machen.“

Ein gepflegter Umgang ist ein Aushängeschild Ihrer Persönlichkeit. Wo Sie gute Manieren anwenden, spielt überhaupt keine Rolle. Hauptsache, Sie wenden sie an!