Principales estados financieros
Los gerentes a menudo tienen idea de cómo van sus negocios, pero a veces sus impresiones no son acertadas. Cuando aprenda a decodificar informes financieros bien elaborados, estará mucho mejor preparado para entender la realidad de la posición de un negocio, lo que ha estado haciendo bien y dónde afronta retos. Leer informes financieros y entender cómo los preparó el contador le dará una idea mucho más clara. Al cotejar informes de varias compañías en una industria, conocerá sus condiciones y qué lugar ocupan entre sus competidoras.
“Los estados financieros son la principal y única fuente directa de información para conocer el rendimiento de utilidades de un negocio y su situación financiera”.
El estado de flujos de efectivo muestra los ingresos y los egresos exactos para presentar las necesidades de efectivo de una empresa. El informe muestra el efectivo recibido de clientes y otras fuentes, y cómo se usó. Casi todos los gerentes se centran en este informe. Sin embargo, no puede usarse para determinar la rentabilidad o condición financiera. La rentabilidad aparece en el estado de resultados, que empieza con ingresos totales por ventas y luego pasa por una serie de deducciones: costo de los bienes, gastos de operación, depreciación, impuestos y otros costos del negocio. Este informe también muestra ciertos números clave, como el margen bruto, utilidades antes de impuestos e ingreso neto. El margen bruto muestra si la compañía puede vender (y comprar) productos con suficiente margen para cubrir sus egresos sin dejar de ser rentable. El ingreso neto es la ganancia real y da a los accionistas el rendimiento de su inversión. El balance general muestra los activos de la compañía, sopesados con sus pasivos y el capital del propietario. El balance debe ser cero. Es fácil porque el capital del propietario es la diferencia entre los activos y pasivos. Puede ser un número positivo (eso se espera) o negativo. El balance general no muestra flujos de efectivo ni utilidades. Presenta una imagen estática del negocio en un momento dado. Para resumir los tres grandes: el balance general muestra activos y pasivos; el estado de resultados muestra la rentabilidad, y el de flujo de efectivo muestra cuánto efectivo crea o consume el negocio. El siguiente paso es entender cómo se interrelacionan estos informes.
Ventas, cuentas por cobrar, costo de los bienes e inventario
Para ver las interrelaciones, vea cómo los procesos descritos por números en un informe generan los números de otro. Por ejemplo, el ingreso por ventas en el estado de resultados se relaciona directamente con las cuentas por cobrar del balance general. Los acuerdos en efectivo aparecen en la cuenta de efectivo, pero las ventas a crédito incrementan las cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar muestran un periodo promedio de cobranza. Si éste se eleva sin un crecimiento correspondiente en ventas, podría indicar un problema de cobranza. El costo de bienes vendidos, en el estado de resultados, lleva al inventario total en el balance general, ya que los bienes que compra son existencias hasta que los vende. Si el informe muestra que su inventario crece y las ventas bajan, debe dejar de comprar. Vea si es problema de ciertas áreas o del inventario general.
“Los tres estados financieros básicos engranan como un ensamble de carpintería. El estado de resultados, el balance general y el estado de flujos de efectivo ... se entrelazan”.
Tener inventario amarra el efectivo, y eso es costoso. Si pide préstamos para comprar inventario, debe pagar interés. Si usa efectivo, gasta dinero que podría invertir. Trate de mantener el menor nivel de inventario posible sin perder ventas o dejar de cumplir compromisos de entrega. Determine la cantidad de tiempo promedio para mantener su inventario. Si el costo anual de sus bienes vendidos es de US$32 millones y sus existencias son de US$8 millones, significa que rota el inventario cuatro veces al año, o sea, lo mantiene 13 semanas. Calcule el periodo óptimo.
Gastos de operación, depreciación, intereses e impuestos
Casi todos los egresos se registran y pagan en un solo periodo contable, pero algunos se pagan más tarde o a plazos. La meta de la contabilidad devengada es cotejar, y conocer los ingresos y egresos. Cuando incurre en un gasto, crea un pasivo. Si no paga los gastos inmediatamente, serán parte de las cuentas por pagar. Cuando pague un gasto por adelantado, digamos un seguro o impuesto, cree una cuenta puente que se reduzca cada mes al “usar” el seguro o impuesto. Coteje el egreso con el periodo de ingreso que corresponda a su consumo. Las compañías acumulan ciertos pasivos (costos de garantía de los productos, días acumulados de los empleados por enfermedad) en gastos por pagar, pero no en cuentas por pagar. También dan seguimiento y registran gastos de intereses, por sus repercusiones fiscales.
“La condición financiera se comunica en un informe contable llamado balance general, y la rentabilidad se presenta en un informe contable llamado estado de resultados”.
Utilice la depreciación y la amortización para mostrar los costos de los activos con larga vida útil, como bienes raíces o automóviles. La depreciación de activos que usan los programas federales de impuesto sobre la renta en EE.UU. podría no corresponder a la experiencia que usted tiene de vida útil de maquinaria o bienes. Casi todas las compañías usan también estos programas para sus estados financieros. Algunas empresas usan programas de depreciación acelerada para pagar por adelantado los gastos de esos activos y pagar menos impuestos al principio. Mantenga un programa de depreciación para cada activo importante. No haga una suma total. La mayoría de las empresas utiliza una cuenta adicional para cada activo, para mostrar su depreciación acumulada y disminuir su valor neto en libros. De la misma manera, puede manejar casi todos los impuestos del negocio, pero debe justificarlos. Una empresa que tiene ingresos no gravables no paga impuesto sobre la renta corporativo. Con planeación, usted puede reducir y posponer el ingreso gravable. Use sus “utilidades antes de impuestos” para calcular cuánto debe de impuestos.
Ingreso neto y utilidades retenidas
El ingreso neto es su ganancia después de gastos. Si su empresa retiene el ingreso neto, súmelo al capital del propietario, como se muestra en dos cuentas en su balance general: 1) capital invertido y 2) utilidades retenidas por la empresa mientras está en operación. Una empresa en operación pone las utilidades retenidas en su balance general. Pagar dividendos reduce estas utilidades. Para obtener la ganancia por acción (GPA), divida el ingreso neto entre el número de acciones emitidas. Una compañía con un millón de acciones en circulación y un ingreso neto de US$5 millones tiene una GPA de US$5. Si el negocia cerrara, vendería sus activos, pagaría sus deudas y distribuiría el excedente a los accionistas.
Flujos de efectivo
Mucha gente se pregunta por qué el flujo de efectivo y las utilidades no son iguales. Si vendiera billetes de US$1 a 90 centavos cada uno, tendría un enorme flujo de efectivo por todo el tiempo en que diera billetes de un dólar. Pero perdería 10 centavos por cada dólar vendido, así que no tendría utilidades. El estado de resultados y el estado de flujo de efectivo le dicen cosas distintas. Debe tener utilidad en efectivo para realizarla a su valor máximo. Si se queda en cuentas por cobrar, pierde valor diariamente, debido al valor tiempo del dinero.
“Los gerentes de negocios, prestamistas e inversionistas se enfocan, con razón, en los flujos de efectivo. Las entradas y salidas de efectivo son el pulso de todos los negocios”.
Las utilidades se generan a partir de los flujos de efectivo internos. Una empresa puede invertir efectivo o colocarlo en una cuenta que genere intereses hasta que lo necesite para financiar el negocio. Las ganancias que obtenga de los intereses y las inversiones son flujos de efectivo contables, pero no son utilidades. Un negocio de rápido crecimiento podría tener flujo de efectivo negativo, aunque fuera rentable, y una empresa que reduce su crecimiento por no ser rentable podría tener flujo de efectivo positivo. No se deje engañar por gerentes que tratan de ocultar los problemas de rentabilidad mientras enfatizan su alto flujo de efectivo.
El uso de notas a pie de página
Las notas a pie de página son importantes, pero son la parte del informe que no se toma en cuenta. Casi siempre están mal escritas y son difíciles de analizar, pero contienen datos cruciales que pueden afectar la manera de interpretar los números en los estados financieros. Si es un inversionista común, no tiene que preocuparse tanto como los analistas de valores. Primero, es poco probable que descubra alguna sofisticada fechoría de la dirección. Segundo, los profesionales leerán el informe tan detenidamente que puede confiar en su análisis, pero lea las notas a pie de página y trate de entenderlas, aunque no se obligue a leerlas una y otra vez.
Contabilidad
Los Contadores Públicos Títulados (CPT) preparan los informes financieros de acuerdo con “principios de contabilidad generalmente aceptados" (PCGA) y con las reglas del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés). Las empresas de auditoría tienen contadores independientes que cotejan los informes con los datos de la compañía. La declaración de que los informes son correctos y representan fielmente a una empresa es importante, porque los inversionistas no pueden ver por sí mismos los libros de la compañía.
“Muchos inversionistas y gerentes no parecen ... estar totalmente conscientes de las limitaciones de los estados financieros”.
La auditoría es costosa y toma tiempo, pero encuentra errores involuntarios para que la compañía los arregle. Los auditores también descubren datos deliberadamente engañosos o fraudes. Las empresas que cotizan en Bolsa deben auditar sus informes financieros, y los adquirientes usualmente auditan empresas privadas antes de comprarlas para conocer su valor. Aprender a leer la terminología de un auditor en los estados financieros es un trabajo delicado, pero valioso. Los CPT no están ahí para descubrir fraudes, pero proporcionan estados financieros calificados cuando detectan algún error. Observe lo que resaltan. Después de que algunas empresas en Bolsa y sus contadores cometieron grandes abusos, Estados Unidos aprobó la ley Sarbanes-Oxley para frenar el fraude. Aún así, la gente deshonesta encontrará la forma de estafar. Invierta con cautela.
“Usados con inteligencia, los informes financieros son el punto de partida indispensable para las decisiones de inversión y préstamos”.
Dos talentosos y bien capacitados CPT podrían generar informes financieros ligeramente distintos para la misma empresa, como dos cocineros con la misma receta crean platos con sabores diferentes. Los CPT deciden cómo seguir las reglas al presentar una imagen clara de las actividades de una empresa. Cuando las empresas eligen entre métodos contables, deben elegir sólo uno y mantenerlo. No pueden cambiar de método para buscar mejores resultados. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) y los inversionistas ven mal estos cambios repentinos. Siga los informes de una empresa durante un tiempo. Si informa de más o de menos sobre un asunto en un periodo, lo compensará más adelante (a menos que haya fraude).
Costo de bienes y depreciación
Al hacer ventas, usted saca artículos del inventario y agrega otros que compra. Pero, ¿ya vendió los artículos que compró hace tiempo o sus compras más recientes? Esto afecta la rentabilidad. Casi todas las empresas usan el método UEPS (“último en entrar, primero en salir”), porque generalmente reduce los márgenes brutos, la rentabilidad declarada y los impuestos. Las otras opciones son PEPS (“primero en entrar, primero en salir” – como si todo el inventario tuviera fecha de caducidad) y el método del “costo promedio ponderado”. Elija el que mejor corresponda a la manera de fijar precios de su compañía. No busque ganancias efímeras basadas en peculiaridades contables. Cuando liquida un producto del inventario con UEPS, si los precios subieron, los artículos “viejos” cuestan menos que los actuales, lo que aumenta la utilidad. Este efecto se conoce como ganancias por “liquidación UEPS”. Depreciar un activo duradero es normal, pero la teoría contable dice que se agreguen y deprecien ciertos costos también, aunque esos costos sean generalmente egresos inmediatos. Piense en depreciación acelerada. Las empresas la eligen intencionadamente, pero con el tiempo podría ser que los costos y los ingresos no correspondieran.
Indicadores útiles
Los inversionistas y prestamistas usan informes financieros para estudiar el desempeño de su compañía. Algunos números les interesan más que otros. A menudo comparan un balance general con otro como indicador de la cobranza o la solvencia a corto plazo. Los inversionistas quieren conocer la deuda versus el capital de los accionistas, o la utilidad por ventas. Para esto, dividen el ingreso neto (si es positivo) entre el ingreso por ventas. También querrán saber el valor de las acciones y cuánto tienen que invertir para tener un dólar de ganancia. Calcule el indicador precio-ganancias (P/G) al dividir el precio de la acción entre el GPA. Un P/G de 20 significa que los inversionistas pagan US$20 por cada US$1 de ganancia. Hay un sinfín de indicadores utilizables.
Contabilidad gerencial
Mientras que la contabilidad financiera prepara informes para uso externo y la contabilidad fiscal prepara declaraciones para el fisco, la contabilidad gerencial proporciona datos a los clientes internos. Su meta es ayudar a los tomadores de decisiones a hacer la elección correcta, y a la compañía, a alcanzar sus metas. La contabilidad gerencial no está regulada. Aunque varios consultores enseñan diferentes iniciativas, uno es libre de desarrollar los estándares de información y métodos de entrega que prefiera. Tiene sentido pedir que los gerentes fortalezcan la rentabilidad de la empresa. Ayúdelos a entender sus aportaciones a las utilidades generales. La mayoría de los informes financieros es confiable y está hecho con integridad. Siga ciertos números clave, tales como ventas y margen bruto, durante varios años. Si ve cambios drásticos, alármese. No se fíe de los informes financieros. Úselos como herramienta, pero busque otras fuentes de información para verlos en perspectiva y profundizar su conocimiento de la compañía.