Книга Адаптация новых сотрудников

Почему эффективная адаптация новых сотрудников так важна

Продуманная и целостная программа адаптации новых сотрудников у многих компаний попросту отсутствует. Например, одна фирма ежегодно принимала на работу семь-восемь талантливых специалистов по продажам, рассчитывавших на карьерный рост. Однако в реальности имелась возможность ежегодно повышать в должности только одного-двух из них, и те, кто не получал повышения, часто увольнялись. Большинство новых сотрудников отдела продаж в итоге оказывались обманутыми в своих ожиданиях.

“Помочь новым сотрудникам приступить к продуктивной работе – одна из самых сложных задач для любого специалиста по подбору персонала”.

К счастью для этой компании, специалист по подбору персонала распознала проблему и предложила, как исправить ситуацию. Решение заключалось в том, что компания стала ежегодно принимать на работу трех-четырех потенциальных менеджеров и отдельно – трех-четырех “обыкновенных” специалистов по продажам. Благодаря этому нововведению компании удалось снизить текучесть кадров. Кроме того, ее сотрудники стали получать больше удовольствия от своей работы: у кандидатов на управленческие должности появилось больше шансов их занять, а специалисты по продажам смогли сосредоточиться на том, что получается у них лучше всего, – на сбыте продукции.

“Комплексная программа адаптации персонала помогает сотруднику, вступающему в новую должность, быстро подготовиться к новым обязанностям и так же быстро войти в режим высокой продуктивности”.

Руководитель кадровой службы всегда должен отдавать себе отчет в том, для чего он нанимает того или иного сотрудника и как это кадровое решение отразится на коллективе. Успешной адаптации новичков (а также сотрудников, получивших повышение) поможет специальная программа, состоящая из четырех этапов. Сначала определяется потребность организации в новом сотруднике, а также формулируются требования к нему. Затем следует этап найма, то есть поиск и прием на работу самого подходящего кандидата. Далее на этапе адаптации нового сотрудника нужно обеспечить всеми необходимыми для работы ресурсами. Завершающий этап – это этап ассимиляции, на котором происходит вхождение сотрудника в коллектив, и начало его продуктивной работы.

“Приступать к поиску новых сотрудников стоит не раньше, чем вы определите, будет ли их появление в коллективе способствовать выполнению задач, стоящих перед компанией”.

Для успешной адаптации персонала специалисты по найму, руководители и отдел кадров должны рассматривать описанные выше этапы как компоненты единого процесса, а не как отдельные задачи. Для нового сотрудника переход от этапа к этапу должен быть плавным. Согласованность действий всех участников – основное требование комплексной программы адаптации сотрудников. Специалисты по подбору персонала должны поддерживать и ориентировать новых сотрудников на протяжении всего адаптационного периода. Для этого прежде всего нужно составить первичный план адаптации для каждого принимаемого на работу сотрудника и обеспечить ему помощь со стороны людей, от которых в наибольшей степени зависит его профессиональный успех.

1. Подготовка условий для успешной адаптации

Наем персонала следует рассматривать стратегически, а не как рутинное мероприятие. Не спешите моментально заполнять каждую вакансию – сначала убедитесь, что она действительно важна для компании. Если это не так, пересмотрите должностные обязанности с тем, чтобы они лучше отвечали целям компании. Определите конкретно, какими навыками должен обладать кандидат. Узнайте, какие требования к его будущей должности предъявляют другие участники процесса подбора и адаптации персонала. Выясните, как эта должность согласуется с целями и приоритетами компании, какие цели преследует компания, принимая на работу новых сотрудников, и каким образом вы будете оценивать рентабельность затрат на поиск кандидатов.

“Наличие обширного списка кандидатов избавит вас от необходимости заключать с выбранным соискателем договоренность о приеме на работу даже в том случае, когда внутренний голос подсказывает, что этот человек не подходит для вас”.

В процессе подбора и адаптации персонала компания создает определенное впечатление о себе как о работодателе. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы сигналы, которые компания посылает соискателям и новым сотрудникам, были четкими, продуманными и последовательными. Разработайте единую тактику создания образа компании в глазах новых сотрудников, согласовав ее со всеми, кто участвует в процессе найма и адаптации. Придерживайтесь этой тактики на всех этапах процесса начиная с составления текста объявления о наличии вакансий. Начните реализацию комплексной программы адаптации персонала с составления графика этой адаптации. Ознакомьте с этим графиком всех участников процесса. Затем уделите внимание следующим важным аспектам:

• Составление предварительного плана адаптации. Этот план должен включать сроки выполнения и краткую инструкцию для специалиста по найму с указанием должности, отдела, размера зарплаты и планируемой даты выхода на работу. В документе также указываются задачи и обязанности нового сотрудника, оговариваются критерии успешности его работы, а также дается портрет “идеального кандидата”.
• Согласование действий всех участников процесса найма и адаптации. Убедитесь в том, что все эти люди одобряют ваш план адаптации будущего сотрудника.
• Выбор специалиста по найму. Найдите консультанта со стороны, поручите эту роль кому-то из своих сотрудников или займитесь поиском кандидатов самостоятельно.
• Инструктаж специалиста по найму и публикация вакансии. Если вы поручили подбор персонала кому-то другому, помогите ему или ей разобраться в нюансах инструкции, регламентирующей этот процесс.
• Поиск кандидатов. Избегайте затягивать поиск кандидатов – проведите его в рамках одного мероприятия. Затем отберите наиболее подходящих из найденных кандидатов для первичного собеседования.
• Знакомство с кандидатами. Пусть специалист по найму представит вам всех кандидатов сразу – так вы сможете сравнить их и выбрать понравившихся.
• Первичные собеседования. Задавайте вопросы, требующие детализированных ответов, чтобы изучить кандидатов и определить их сильные стороны и мотивацию, а также оценить их соответствие требованиям компании. Много времени на первичные собеседования тратить не стоит – желательно уложиться в один-два дня.
• Финальные собеседования. Действуйте быстро, чтобы не упустить возможность взять на работу подходящего кандидата, пока он не принял другое предложение.
• Действия после собеседований. Проверьте информацию из резюме самых перспективных кандидатов, при необходимости задайте им дополнительные вопросы.
• Предложение работы. Подготовьте отдельное предложение о работе для каждого выбранного кандидата. Сделайте это предложение при личной встрече или по телефону, а затем вышлите кандидату в письменной форме детали предложения.
• Дальнейшие шаги. Дайте кандидату неделю на размышление. Перезвоните ему через несколько дней, чтобы показать свой интерес, но не будьте навязчивы.
• Принятие предложения. Ваша задача – убедиться, что договоренность с кандидатом остается в силе.
• Составление предварительного плана адаптации. Передайте новому сотруднику подготовленные специально для него рекомендации по адаптации, должностную инструкцию и прочие необходимые материалы.
• Встреча для обсуждения индивидуального плана адаптации. Назначьте новому сотруднику личную встречу, чтобы обсудить персональный план его адаптации.
• Утверждение плана. Предложите новому сотруднику приступить к процессу адаптации и пообещайте ему свою поддержку.
• Оповещение компании о появлении нового сотрудника. Сообщите в компании о появлении нового члена коллектива.
• Мотивирование нового сотрудника. С самого начала настройте новичка на успех.
• Вхождение новичка в коллектив. Спланируйте его первый рабочий день.
• Освоение на новом месте. Начните вовлекать новичка в деятельность компании.
• Выполнение этапов индивидуального плана адаптации. Будьте готовы оказывать новичку полную поддержку как минимум первые три месяца.
• Беседы с новичком о его впечатлениях. Как можно чаще интересуйтесь у нового сотрудника его мнением о работе и сообща решайте любые возникающие проблемы.

2. Создание позитивного имиджа компании в процессе подбора

Чтобы успешно нанимать квалифицированных сотрудников, нужно обладать даром убеждения. Научитесь правильно позиционировать вашу компанию на рынке труда. Кандидаты должны знать заранее, что ваша компания – это привлекательное место для работы. Отраслевые, возрастные, национальные и культурные рамки не должны ограничивать вас в поиске кандидатов. Пусть о вас узнают лучшие сотрудники других фирм. Следите за карьерой подходящих для вас людей из других компаний, обладающих высокой квалификацией и способных органично вписаться в культуру вашей организации.

“В настоящий момент участники рынка труда поменялись местами: соискатели все чаще выступают в роли покупателей, а работодатели – в роли продавцов”.

Создавая привлекательный образ компании, думайте и действуйте стратегически. Спланируйте и проведите мероприятия по “презентации” компании кандидатам, а затем предложите работу наиболее подходящим из них. Выясните, кто мог бы повлиять на решение о принятии этого предложения – члены семьи кандидата, друзья и так далее. Постарайтесь понять, какие мотивы на самом деле движут кандидатом и какие он испытывает опасения. Аргументируйте кандидату, почему вы решили принять на работу именно его. Добейтесь окончательной договоренности с кандидатом и проследите за тем, чтобы вашим планам не помешали предложения от других работодателей.

3. Подготовка к первому рабочему дню

Оказание помощи новому сотруднику в составлении индивидуального плана адаптации – хороший повод для налаживания с ним дружеских отношений. Во-первых, проведите подготовительную работу: для нового сотрудника она заключается в составлении наброска индивидуального плана адаптации, а для вас – в определении круга лиц, которые будут участвовать в этом процессе. Во-вторых, расспросите самого новичка о том, как, по его мнению, должна проходить его адаптация. В-третьих, сообща составьте сам план адаптации. В-четвертых, поручите новому сотруднику приступить к самостоятельному выполнению индивидуального плана. Поощряйте успехи сотрудника, помогайте организовывать свое взаимодействие с другими членами коллектива, решайте возникающие проблемы и устраняйте все, что мешает его работе.

“Разрабатывая индивидуальный план адаптации совместно с новым сотрудником, вы демонстрируете ему свою заинтересованность в его успехе”.

Момент знакомства новичка с коллективом играет очень важную роль. Подумайте, как лучше всего следует представить нового сотрудника в различных ситуациях, в том числе при его знакомстве с новыми коллегами. Решите, как и когда вы оповестите сотрудников компании о появлении нового члена коллектива. Затем выясните, с кем вы должны переговорить до и после официального представления нового сотрудника, чтобы предоставить ему все необходимое для успешного вступления в должность. Следите за тем, как новость о появлении нового сотрудника распространяется по компании, чтобы при надобности скорректировать обстоятельства его знакомства с коллективом.

“Создание у нового сотрудника нужного впечатления о компании сходно с созданием у клиента нужного впечатления о продукте”.

Заранее подготовьте рабочее место, чтобы новый человек мог приступить к полноценной работе уже с первого дня. Передайте ему материалы о структуре организации, корпоративные справочные материалы, бизнес-планы, в реализации которых он будет принимать участие, и так далее. Кроме того, убедитесь, что у нового сотрудника есть доступ к корпоративной сети. Рассмотрите возможность прикрепления новичка к тренеру или наставнику, который поможет ему преодолевать трудности на начальном этапе.

4. Ассимиляция и начало продуктивной работы

Превратите первый рабочий день нового сотрудника в своеобразную презентацию вашей компании. Планируя этот день, постарайтесь взглянуть на ситуацию с двух сторон.

1. Коллектив. Задача нового сотрудника – произвести положительное впечатление на коллектив. В идеале сотрудники должны сказать вам, что вы сделали правильный выбор. Расскажите новому человеку об особенностях рабочего графика, парковочных местах для персонала, дресс-коде и других вопросах. Помогите ему социализироваться, устроив церемонию знакомства с коллегами.
2. Новый сотрудник. Компания наверняка заинтересована в том, чтобы у нового работника сложилось о ней благоприятное впечатление. Подготовьтесь к приходу новичка заранее, чтобы подкрепить в нем то впечатление о компании, которое сформировалось в процессе найма. Чтобы лучше представить, что будет думать новый сотрудник, придя на свое рабочее место, пригласите посетить ваш отдел стороннего наблюдателя (например, из соседнего подразделения), а затем попросите его поделиться наблюдениями и впечатлениями.

“Главное действующее лицо на мероприятии по знакомству с коллективом и компанией – это сотрудник-новичок, но режиссером этого мероприятия являетесь вы”.

Помогите новому сотруднику наладить дружеские отношения с другими членами коллектива. Познакомьте его с коллегами, дайте возможность пообщаться с ними неформально. Обратите внимание на возрастные, социально-экономические и культурные различия, которые могут повлиять на адаптацию сотрудника на новом для него месте работы, и выстраивайте свой подход к процессу адаптации с учетом этих факторов. Ваша главная задача на этом этапе – всесторонняя поддержка новичка. Ободрять и воодушевлять новых сотрудников нужно постоянно.

Современный подход к адаптации персонала

Кадровые изменения происходят в любой организации, поэтому крайне важно иметь продуманный подход к адаптации нового персонала. Комплексная программа адаптации новичков должна стать неотъемлемой частью стратегии по формированию кадрового резерва и планированию ротации руководителей. Эта программа помогает сэкономить время на подбор, наем и адаптацию новых сотрудников. Благодаря ей сводятся к минимуму ошибки при подборе, связанные с неверной формулировкой требований к кандидатам. Кроме того, новые сотрудники, пройдя эту программу, намного реже сожалеют о выборе работодателя. Основные принципы этой программы, касающиеся найма, адаптации, ассимиляции и повышения продуктивности новых сотрудников, понятны любому человеку. Ее главный принцип состоит в том, что результат получается лучше, когда усилия по его достижению хорошо скоординированы.