Buch Expat-Management

Strate­gis­che Überlegungen zu Aus­land­seinsätzen

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch darum herum: Aus­land­seinsätze von Mi­tar­beit­ern werden selbstverständlicher, je in­ter­na­tionaler die un­ternehmerischen Aktivitäten werden. Die Expatriates (kurz: Expats) kümmern sich im Ausland darum, dass Ihre Geschäfte dort in Ihrem Sinne geführt werden. Auch wenn das für viele Unternehmen nichts Neues mehr ist, haben sich doch die Rah­menbe­din­gun­gen geändert. Die EU-Os­ter­weiterung etwa, mod­i­fizierte Rechts­grund­la­gen oder auch globale Un­ternehmensstrate­gien wollen berücksichtigt werden.

„Je in­ter­na­tionaler Unternehmen werden, umso wichtiger wird auch ein un­ternehmensin­terner Per­son­alaus­tausch über die nationalen und kulturellen Grenzen hinweg.“

Bei der strate­gis­chen Entschei­dung für eine Entsendung spielt der In­ter­na­tion­al­isierungs­grad Ihres Un­ternehmens eine Rolle, ebenso die Ar­beits­mark­t­si­t­u­a­tion und die politischen Rah­menbe­din­gun­gen im Gastland. Ins Gewicht fallen zudem Merkmale Ihrer ausländischen Nieder­las­sung wie Alter, Größe oder Technologie. Einfluss auf die Entschei­dung, ob Sie Leute ins Ausland entsenden, hat auch das Ziel, das Sie verfolgen, z. B. Wis­senstrans­fer, Ko­or­di­na­tion und Kontrolle oder die Per­son­alen­twick­lung speziell von Führungskräften. Für den Mitarbeiter ist mit der Entsendung üblicher­weise entweder ein Kar­ri­ere­sprung, ein höheres Einkommen oder eine berufliche Her­aus­forderung verbunden.

Rechtliche Grundlagen für Entsendun­gen

Um die Com­pli­ance-An­forderun­gen einzuhalten, müssen Sie sich mit Einreise- und Ar­beits­genehmi­gung, Arbeits-, Einkommens- und Lohn­s­teuer­recht sowie Un­ternehmenss­teuer- und Sozialver­sicherungsrecht au­seinan­der­set­zen. Versäumnisse in diesen Bereichen können Sie teuer zu stehen kommen, etwa wenn Sie Steuern samt Strafe nachzahlen müssen oder Ihr Mitarbeiter des Landes verwiesen wird. Außerdem kann eine un­pro­fes­sionell geplante Entsendung das Image Ihres Un­ternehmens im Gastland ankratzen oder gar ruinieren: Sie ziehen künftig verstärkt die Blicke der Behörden auf sich, verlieren Lizenzen und riskieren Gefäng­nis­strafen oder Sanktionen der Börse­nauf­sicht.

„Für das Ex­pat-Man­age­ment bedeutet Compliance, dass die Bes­tim­mungen des Steuer- und Sozialver­sicherungsrechts und des Ar­beit­srechts im In- und Ausland sowie die Einreise- und Ar­beits­genehmi­gungs­bes­tim­mungen des Gastlandes zu befolgen sind.“

Auch aus ar­beit­srechtlicher Sicht ist ein Einsatz von Mi­tar­beit­ern im Ausland mit allerhand Tretminen gespickt. So kann z. B. nach in­ter­na­tionalem Ar­beit­srecht eine Entsendung vorliegen, im Sinne des Sozialver­sicherungsrechts aber nicht. Der Sachverhalt ist derart komplex, dass es vorteilhaft ist, sich von einem Experten für in­ter­na­tionales Ar­beit­srecht beraten zu lassen. In jedem Fall sollten Sie im Ar­beitsver­trag festhalten, dass heimisches Recht auch für die Entsendungsvere­in­barung Anwendung findet.

„Nicht zu unterschätzen sind die zeitaufwändigen Einreise- und Aufen­thalts­for­malitäten sowie die damit verbundenen Kosten.“

Beim Steuerrecht sind Unternehmen und Mitarbeiter gefordert, der eine bei der Lohnsteuer, der andere bei der Einkom­menss­teuer. Hat Ihr Mitarbeiter einen Wohnsitz in Deutschland – selbst wenn er diesen nur gele­gentlich nutzt bzw. einfach möbliert bestehen lässt –, ist er auch in Deutschland mit seinem Wel­teinkom­men unbeschränkt steuerpflichtig. Eine Abmeldung beim Ein­wohn­er­meldeamt hat darauf keinen Einfluss. Der inländische Arbeitgeber muss auch Lohnsteuer einbehalten, es sei denn, es besteht ein Dop­pelbesteuerungsabkom­men, das dem ausländischen Staat das Recht der Besteuerung zuweist.

Sozialver­sicherung und Visum

Sozialver­sicherungspflichtig ist in Deutschland nor­maler­weise nur, wer auch dort arbeitet. Damit keine Ansprüche verloren gehen, empfiehlt es sich im Regelfall, weiterhin in Deutschland Sozialver­sicherungs­beiträge zu bezahlen. Dazu gibt es eine Reihe von Aus­nah­meregelun­gen, die in der EU und den EWR-Mit­glied­staaten gelten, und zwar sowohl für eine befristete als auch für eine un­be­fris­tete Entsendung. Darüber hinaus hat sich die Bun­desre­pub­lik Deutschland mit einigen Nicht-EU- bzw. Nicht-EWR-Mit­glied­staaten (darunter Australien, China oder USA) darauf geeinigt, dass Expatriates im deutschen Sozialver­sicherungssys­tem bleiben können.

„Die Ver­trags­gestal­tung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter ist die Basis für alle weiteren Schritte.“

Kümmern Sie sich rechtzeitig darum, dass Ihr Mitarbeiter und evtl. auch dessen Familie in das Gastland einreisen und dort auch arbeiten darf. Visumanträge für die Ar­beit­sauf­nahme sollten Sie mehrere Monate im Voraus stellen, ein Touris­ten­vi­sum nützt Ihnen gar nichts. Am besten erkundigen Sie sich beim jeweiligen Gen­er­alkon­sulat.

Zwei Ver­tragsmod­elle für den Aus­land­saufen­thalt

Die Basis für die Entsendung eines Mi­tar­beit­ers ins Ausland ist eine ver­tragliche Vere­in­barung. Sie können zwischen zwei Modellen wählen, dem Ein­ver­trags- oder dem Zweiver­tragsmod­ell. Im ersten Fall gibt es eine Zusatzvere­in­barung zum bestehenden Ar­beitsver­trag. Im zweiten Fall ruht der bestehende Ar­beitsver­trag, und der Mitarbeiter schließt mit dem Unternehmen im Ausland für die Dauer seines Aufenthalts einen lokalen Ar­beitsver­trag. Meist gehören dazu auch Vere­in­barun­gen über die Dauer der Entsendung, die Sozialver­sicherung oder die Frage, ob der Arbeitgeber im Gast- oder Heimatland die Per­son­alkosten übernimmt.

„Unabhängig von der gewählten Ver­trags­gestal­tung ist es empfehlenswert, Klarheit hin­sichtlich der Zuordnung der Per­son­alkosten zwischen Arbeitgeber im Heimatland und ausländischem Unternehmen zu schaffen.“

Einen Sonderfall stellt das so genannte „Commuting“ dar: Die Tätigkeit des Ar­beit­nehmers erstreckt sich zugleich auf den Arbeitsort im Heimatland und den im Ausland; oder der Mitarbeiter arbeitet vorwiegend im Ausland, hat aber seinen Wohnsitz im Heimatland und pendelt mindestens zweimal im Monat hin und her. In solchen Fällen wird meist zusätzlich zum bestehenden Ar­beitsver­trag ein zweiter mit der ausländischen Gesellschaft geschlossen; Un­terkun­ft­skosten und Heimreisen regelt eine Zusatzvere­in­barung. Im Großen und Ganzen eine verzwickte Geschichte, wenn vorher nicht alle rechtlichen Belange genau überprüft wurden.

Details vertraglich klären

Egal wie der Vertrag dann im Detail aussieht, immer sollten per­son­alpoli­tis­che sowie sozialver­sicherungs- und aufen­thalt­srechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Für pro­jek­t­be­zo­gene Aus­land­seinsätze oder zum Aufbau einer Tochterge­sellschaft bietet sich z. B. das Ein­ver­tragsmod­ell an. Nichteuropäische Länder (etwa Südkorea oder Russland) verlangen aber immer öfter ein Ar­beitsvi­sum, und mit dem Ein­ver­tragsmod­ell ist die Vo­raus­set­zung für einen lokalen Ar­beitsver­trag nicht erfüllt. Soll der Einsatz länger als drei Jahre dauern, ist das Zweiver­tragsmod­ell vorzuziehen. Dann aber fällt der Ar­beit­nehmer aus der deutschen Sozialver­sicherung, was nur durch eine Aus­nah­mev­ere­in­barung verhindert werden kann, um die Sie sich rechtzeitig kümmern müssen.

„Das Ex­pat-Man­age­ment hat der Fürsorgepflicht des Ar­beit­ge­bers Rechnung zu tragen und auf eine eindeutige Auf­tragserteilung sowie auf die Einhaltung des intern vorgeschriebe­nen Genehmi­gung­sprozesses zu achten.“

Um dem Entsender wie dem Entsendeten Ärger zu ersparen, verzichten Sie in den ver­traglichen Vere­in­barun­gen zum Aus­land­sein­satz besser nicht auf die scheinbar so lästigen Details. Neben den üblichen Klauseln wie Auf­gabenbeschrei­bung, Bericht­spflichten, Arbeitsort, Dauer des Aus­land­sein­satzes, Arbeitszeit, Rückrufrecht des Ar­beit­ge­bers oder Rück­kehrgarantie sollte etwa das Angebot eines Sprachkurses sehr detailliert formuliert werden. Legen Sie klar fest, wie viele Un­ter­richt­sein­heiten zu welchem Preis zur Verfügung gestellt werden und ob dies auch für begleitende Fam­i­lien­mit­glieder gilt.

Vergütung des Aus­land­sein­satzes

Expatriates sind meist qual­i­fizierte, leis­tungsstarke Mitarbeiter, die natürlich auch eine angemessene Vergütung für die Zeit ihrer Entsendung erwarten. Schließlich sollen sie sich im Ausland für Ihr Unternehmen starkmachen. An­der­er­seits müssen Sie dieses Einkommen auch finanzieren und es an lan­desspez­i­fis­chen Beson­der­heiten ausrichten können. Entweder legen Sie das Einkommen basierend auf dem Niveau des Heimat­landes fest oder Sie orientieren sich am Einkom­men­sniveau des Ein­sat­z­lan­des. Wird aus einem Hoch- in ein Niedriglohn­land entsandt, wird häufig zusätzlich eine Ex­pa­tri­ate-Al­lowance gezahlt, die den gewohnten Lebens­stan­dard sich­er­stellt.

„Die Be­treu­ungsmaßnahmen dienen dazu, dem Mitarbeiter am Einsatzort das Einleben und den Aufenthalt zu erleichtern und den Kontakt mit dem entsenden­den Bereich aufrechtzuer­hal­ten und zu stärken.“

Mi­tar­beit­ern, die nur kurzfristig im Ausland eingesetzt werden, bezahlen Sie das Einkommen weiter im Heimatland. Bei langfristi­gen Einsätzen ist es ratsam, das Einkommen im Einsatzland auszuzahlen, allein deshalb, weil der Mitarbeiter die Interessen des ausländischen Ar­beit­ge­bers vertritt und dieser meist die Kosten für den Einsatz übernimmt. Außerdem kann die Lohnsteuer dann direkt an die dortige Finanzbehörde abgeführt werden und muss nicht umständlich über eine so genannte Shadow-Pay­roll vom fiktiven Brut­toeinkom­men errechnet und dann abgeführt werden. Klären Sie unbedingt auch, ob der Mitarbeiter oder das Unternehmen die Steuern und Sozial­ab­gaben auf die entsendungs­be­d­ingten Leistungen übernimmt.

Den Aus­land­sein­satz gut planen

Ist die endgültige Entschei­dung über den Aus­land­sein­satz gefallen und sind alle ver­traglichen Details geklärt, halten Sie sich unbedingt noch einmal Ihre Fürsorgepflicht dem Mitarbeiter gegenüber vor Augen, damit die Entsendung für ihn nicht ein un­berechen­bares Abenteuer wird. Dies gilt ganz besonders bei Entsendun­gen in Länder mit Sicher­heit­srisiko. Sie werden vermutlich nicht den Nächstbesten ins Ausland schicken, sondern zuvor Eig­nungskri­te­rien festlegen, damit der Mitarbeiter dem Kom­pe­ten­zpro­fil der Stelle entspricht. Aber nicht nur er, auch seine evtl. mitreisende Familie muss aus­land­stauglich sein. Machen Sie sich bewusst, dass ein Mitarbeiter sich z. B. für eine Entsendung nach Thailand gut eignen mag, sich aber in den USA möglicher­weise nicht wohlfühlt. Auf jeden Fall müssen Sie die Entschei­dung über die Entsendung zusammen mit dem Mitarbeiter treffen und ihn über alle relevanten Sachver­halte umfassend informieren. Es kann hilfreich sein, wenn Sie ein Gespräch mit ehemaligen Expats in die Wege leiten.

„Unternehmen zählen die Un­zufrieden­heit mit der neuen Position zu den Hauptgründen, weshalb zurückgekehrte Mitarbeiter innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Entsendung das Unternehmen verlassen.“

Ihr Mitarbeiter braucht genügend Zeit zur Vor­bere­itung: Ein Sprachkurs, in­terkul­turelles Training, ärztliche Un­ter­suchun­gen und Impfungen, Steuer­ber­atung, In­for­ma­tio­nen über die Sicher­heit­slage am Einsatzort sowie der Hinweis auf seine Ve­r­ant­wor­tung für den Schutz seines Know-hows – damit dieses nicht in falsche Hände gerät – gehören dazu. Die Reisekosten für Ihren Mitarbeiter und seine Familie übernimmt selbstverständlich das Unternehmen; Umzugs- oder Ren­ovierungskosten regeln Sie von Fall zu Fall, aber unbedingt vertraglich und bis ins Detail. Nimmt der Expat Reitpferd und Segelboot mit ins Ausland, kann das teuer werden. Auch über Kinder­garten- oder Schulkosten, Dienstwagen und Heimreisen müssen Sie klare Absprachen treffen. Am Einsatzort angekommen, darf der Mitarbeiter nicht sich selbst überlassen werden : Versorgen Sie ihn regelmäßig mit In­for­ma­tio­nen aus dem Heimatland und überprüfen und ak­tu­al­isieren Sie laufend die Ver­trags­be­din­gun­gen.

Rückkehr und Auswertung

Eines Tages möchte der Expat wahrschein­lich wieder nach Hause. Die Rückkehr und vor allem die Wiedere­ingliederung ins Unternehmen müssen darum vorher in allen Einzel­heiten vertraglich festgezurrt sein. Ein jährlicher Heimflug beispiel­sweise gehört ebenso dazu wie das Angebot eines Rück­kehrsem­i­nars, vielleicht auch Hilfe bei der Jobsuche für den Partner oder Nach­hil­fe­un­ter­richt für die Kinder. Nicht vergessen dürfen Sie zudem die Möglichkeit eines vorzeitigen Rückrufs des Ar­beit­nehmers oder einer Kündigung während der Entsendung.

„Es ist zu doku­men­tieren, wie der Mitarbeiter, der den ganzen Prozess durchlaufen hat, seine Entsendung beurteilt und welche Verbesserungsvorschläge er möglicher­weise hat.“

Ganz am Schluss steht die Kontrolle der Aus­land­sentsendung. Darin sollten die Gesamtkosten inkl. notwendig gewordener Aus­nah­meregelun­gen einfließen. In Kombination mit der Beurteilung durch den Expat selbst, durch den Arbeitgeber im Gastland und durch die Kunden ergibt sich ein schlüssiges Gesamtbild über den Erfolg der Maßnahme.