Buch Ich schaff das!

Er­fol­gsmeth­ode GTD

Wer häufig das Gefühl hat, bei all den beruflichen und privaten Terminen und Aufgaben den Überblick zu verlieren, der braucht die GTD-Methode. Die drei Buchstaben stehen für „getting things done“ und haben sich in der Praxis als tauglich, ja sogar als un­verzicht­bar erwiesen. GTD beginnt damit, dass Sie alles schriftlich festhalten, was Ihnen im Kopf herum­schwirrt. Das kann auf Papier oder auf dem Computer geschehen. Erst wenn es aus Ihrem Kopf raus und aufgeschrieben ist, können Sie es sortieren, struk­turi­eren und sinnvoll bearbeiten.

„Sind Sie jemals jemandem begegnet, der ein vorherse­hbares Leben hatte? Das wirkliche Leben ist viel chaotischer.“

Warum soll es helfen, alles schriftlich festzuhal­ten und zu struk­turi­eren? Weil unser Verstand oft schon überfordert ist, wenn er zwei Dinge gle­ichzeitig bewältigen muss. Ohne Unterstützung kann er keine komplexen Projekte und Abläufe meistern. Der Verstand kann sich nicht gut auf eine Sache fokussieren und lässt sich nur allzu gern ablenken.

„Mir ging es im Wesentlichen darum, Selb­st­man­age­ment­tech­niken zu entdecken, die funk­tion­ieren, und dann her­auszufinden, warum sie funk­tion­ieren.“

Sicherlich haben Sie einen Ter­minkalen­der, denn bei ter­min­lichen Verpflich­tun­gen wollen Sie sich nicht allein auf Ihren Kopf verlassen. Doch was ist mit den Dingen, die nicht in Ihrem Ter­minkalen­der stehen? Hier fehlt es meist an weiteren sinnvollen Hil­f­s­mit­teln. Hilfreich sind z. B. Listen für un­abgeschlossene Vorgänge. Auch wenn manche Menschen mitleidig lächeln, wenn man ihnen erzählt, dass man solche Listen führt: Was ist schlimm daran, solange es tatsächlich funk­tion­iert?

Kontrolle erlangen, Perspektive gewinnen

Gutes Selb­st­man­age­ment heißt, die Kontrolle zu erlangen und Perspektive zu gewinnen. Nur wenn beides gelingt, ist Selb­st­man­age­ment erfolgreich. Häufig helfen Selb­st­man­age­ment­meth­o­den aber nur bei einem dieser beiden Aspekte. GTD ist da anders: Hier geht um das Zusam­men­spiel von beidem – Kontrolle und Perspektive. Auf dem Weg zur Kontrolle über die Dinge durchlaufen Sie fünf Stufen, und Perspektive gewinnen Sie, indem Sie Ihre Prioritäten anhand von sechs Ziel­hor­i­zon­ten prüfen. Wer meint, auf einige Stufen oder Ziel­hor­i­zonte verzichten zu können, wird keinen Erfolg haben. Die GTD-Methode beruht auf einem jahrelangen En­twick­lung­sprozess, in dem alle überflüssigen Schritte eliminiert wurden. Was übrig blieb, ist un­verzicht­bar.

Stufe eins: erfassen

Der Weg zur Kontrolle beginnt mit dem Sammeln und Zusam­men­tra­gen von allen Dingen, die Ihre Aufmerk­samkeit in Anspruch nehmen. Was reinkommt, gehört in Ihren Ein­gangskorb. Erledigen Sie sofort alles, wofür Sie weniger als zwei Minuten benötigen, der Rest wird sortiert und terminiert.

„Studien zeigen, dass das Kurzzeitgedächtnis nicht einmal mit einem Dutzend Dinge fertig wird, bevor es den Überblick verliert.“

Was Sie auf Listen, einzelnen Blättern, auf einer Tafel oder im Computer fest­ge­hal­ten haben, ist raus aus Ihrem Kopf – die Wirkung gleicht einem Großreinemachen. Besonders nützlich ist ein gemeinsames Erfassen in Teams oder in der Familie. Berufliche Meetings sollten stets einen festen Tage­sor­d­nungspunkt für ein solches Aufmerk­samkeits-Brain­storm­ing enthalten.

„Letztlich geht es darum, wie man mehr Kontrolle und Perspektive gewinnen kann – egal wo, mit wem oder unter welchen Umständen.“

Wenn Sie gewohn­heitsmäßig erfassen wollen, was Ihre Aufmerk­samkeit beansprucht, benötigen Sie dazu das richtige Handw­erk­szeug. Das können Stift und Papier neben dem Telefon sein, eine Mindmap­ping-Soft­ware auf dem Notebook oder ein Anruf bei einem elek­tro­n­is­chen Dik­tierser­vice, der Ihnen automatisch eine Abschrift per E-Mail zusendet. In jeden Be­sprechungsraum gehört eine Weißwandtafel, zu Hause brauchen Sie eine Pinnwand.

Stufe zwei: klären

Nach dem Erfassen kommt das Klären. Die Un­ter­schei­dung der beiden Stufen macht deutlich, wie wichtig es ist, dass beim Erfassen zunächst mal alles auf den Tisch muss – auch wenn es nur unbestimmte Gefühle oder Ideen sind. Die anschließende Klärung dient Ihnen dazu, anhand weniger Fragen zu entscheiden, wie Sie mit einer Sache umgehen sollen: Besteht Hand­lungs­be­darf? Sofort oder später? Soll etwas für künftige Zwecke aufbewahrt oder als Müll entsorgt werden?

„Aufgaben, die Sie nicht fest­ge­hal­ten haben, drängen gerne in den seltsamsten Au­gen­blicken an die Oberfläche – z. B. um ein Uhr morgens, wenn Sie im Bett liegen.“

Diese Phase dient dazu, dass Sie sich mit sich selbst beraten. Sie legen fest, welche Bedeutung einer Sache zukommt, die an Ihrer Aufmerk­samkeit zerrt. Wenn Sie auf Stufe eins den Ein­gangskorb füllen, dann wird dieser auf Stufe zwei geleert, indem Sie ihn dur­char­beiten. Dabei müssen Sie nicht nur entscheiden, wie der nächste Hand­lungss­chritt aussieht; sie müssen auch im Blick haben, welches Ergebnis Sie sich in einer Sache wünschen.

Stufe drei: or­gan­isieren

Wer organisiert ist, hat die Dinge entsprechend ihrer Bedeutung an bestimmten Orten verstaut – im Ter­minkalen­der, auf Listen, in Ak­tenord­nern oder Ablagekörben. Hierin liegt der entschei­dende Unterschied zwischen GTD und herkömmlichen Zeit­man­age­mentsys­te­men: Diese empfehlen eine Liste aller – etwa an einem bestimmten Tag – zu erledi­gen­den Aufgaben.

„Man sollte nicht davon sprechen, ,sich or­gan­isieren‘ zu müssen, sondern davon, ,die Kontrolle zu erlangen‘. Ebenso muss ,Prioritäten setzen‘ erweitert werden zu ,unsere Ziele klären‘.“

Nach der GTD-Methode sollten Sie hingegen mehrere oder sogar viele Listen anlegen, die ver­schiede­nen Kategorien entsprechen. Auf diese Listen gehört alles, egal ob es heute oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt wird. Alle Listen – auch die für eher unbestimmte Kategorien – sollten einmal wöchentlich durchge­se­hen werden. Machen Sie Listen mit den Titeln „Telefonate“, „Am Computer“, „Im Büro“, „Zu Hause“, „Irgendwo“, „Besorgungen“, „Anzus­prechende Punkte“, „Lesen/Durchgehen“ und „Warten auf ...“.

„Der häufigste Grund dafür, dass eine Liste ihren Reiz verliert, ist der Mangel an Klarheit, was mit den darauf aufgeführten Positionen zu tun ist.“

In Ihrem Ter­minkalen­der sollten Sie drei Arten von Einträgen festhalten: erstens feste Termine, die an Datum und Uhrzeit gebunden sind; zweitens Aufgaben, die irgendwann an diesem Tag erledigt werden sollten; drittens In­for­ma­tio­nen, die Sie an diesem Tag benötigen. Tragen Sie lieber nichts ein, was Sie an diesem Tag eigentlich gern erledigen möchten, aber vielleicht nicht können, denn das zwingt Sie dazu, Ihren Ter­minkalen­der ständig zu überarbeiten. Schreiben Sie solche Dinge lieber auf die entsprechende Liste. Dort können sie auch dann stehen bleiben, wenn Sie an einem bestimmten Tag nicht dazu kommen.

„Es ist oft leichter, das große Bild zu klären, wenn man mit der Festlegung konkreter Schritte beginnt, und nicht umgekehrt.“

Dann gibt es noch die Dinge, die Sie irgendwann einmal erledigen müssen oder die Sie für spätere Zwecke aufheben wollen. Wie Sie das or­gan­isieren und ablegen, bleibt letztlich Ihnen überlassen – die GTD-Methode macht Ihnen lediglich Vorschläge. Sinnvoll ist vermutlich ein gemischtes System aus Ablagekörben und Ak­tenord­nern. Aber bitte: Die Ablage eines Vorgangs muss innerhalb einer Minute erledigt sein, sonst ist Ihr System zu kompliziert, und sie muss Ihnen wenigstens ein Minimum an Spaß bereiten. Wächst der Berg des Abzule­gen­den ständig an, nützen Ihnen diese Materialien nichts. Im Gegenteil: Sie zerren an Ihrer Aufmerk­samkeit und Sie würden besser daran tun, die Sachen sofort auf den Müll zu werfen.

Stufe vier: re­flek­tieren

Auf dem Weg zur Kontrolle haben Sie jetzt alles erfasst, geklärt und organisiert. Wenn Sie nun stehen bleiben, ist Ihr System schon morgen nicht mehr aktuell. Eingangskörbe und Listen müssen regelmäßig und gründlich durchge­se­hen und bei Bedarf auch angepasst werden. Mit Ihrer Tele­fon­liste sollten Sie das häufiger machen als etwa mit den Un­ternehmen­szie­len, aber grundsätzlich gilt: in regelmäßigen Zeitabständen. Für die meisten Listen ist eine wöchentliche Durchsicht angemessen.

Stufe fünf: durchführen

Was nun auf Ihren Listen steht, gilt es abzuar­beiten. Dabei kommt es entschei­dend auf den ersten Schritt an, auch wenn Ihnen immer wieder empfohlen wird, nicht gleich loszulegen, sondern erst das ganze Projekt gründlich zu planen. In der Praxis ist es oft einfacher, ein großes Projekt zu planen, wenn man den kleinen ersten Schritt macht. Damit haben Sie sich in Bewegung gesetzt. Korrigieren können Sie Ihren Kurs dann immer noch. Aus einer Bewegung heraus fällt das leichter als aus dem Stillstand. Aktionen geben Ihnen eher das Gefühl, eine Sache unter Kontrolle zu haben, als wenn Sie zögern und abwarten.

„Die ,wöchentliche Durchsicht‘, zu der ich ein­dringlich rate, wurde zu einem der entschei­den­den Faktoren, um das sys­tem­a­tis­che Verfahren, das GTD ausmacht, anzuwenden und beizube­hal­ten.“

Doch Achtung: Vermeiden Sie blinden Aktionismus und gönnen Sie sich Zeiten der Ruhe und Reflexion. Nur so können Sie Klarheit über Ihre Ziele und Aktionen gewinnen. Kontrolle allein ist im Alltag schon sehr hilfreich, aber um sie nicht zu verlieren, brauchen Sie auch eine Perspektive. Sonst kann sich kein grundle­gen­der und anhaltender Erfolg einstellen.

Perspektive gewinnen

Wer Kontrolle erlangt hat, kann Ablenkungen vermeiden. Doch die Kontrolle muss mehr als ein Selbstzweck sein. Um in Ihrem Leben die richtigen Dinge zu tun, müssen Sie wissen, was Ihre Ziele und Visionen sind. Dabei gilt es, ver­schiedene Horizonte im Blick zu behalten, von ganz unten bis weit oben. Setzen Sie sich in ein Flugzeug und begeben Sie sich auf eine Reise durch die ver­schiede­nen Ebenen Ihres Lebens:

1. Startbahn: Fragen Sie sich, was Sie hier und jetzt tun müssen. Zu den er­forder­lichen Aktionen gehören Ihre eigenen nächsten Schritte, Dinge, die Sie delegieren können, und das Festhalten von Terminen und Erin­nerun­gen.
   
2. 10 000 Fuß: Hier stellen Sie sich die Frage, welche Projekte Sie zum Abschluss bringen müssen. Der Pro­jek­t­be­griff ist weit gefasst und beinhaltet alle kleinen Ziele, die Sie bald als erledigt abhaken wollen. Machen Sie sich Listen oder legen Sie, sobald ein Projekt etwas um­fan­gre­icher wird, eine Aktenmappe an. Ak­tu­al­isieren Sie Ihre Pro­jek­tlis­ten regelmäßig einmal in der Woche.
   
3. 20 000 Fuß: Hier sind Ihre Ve­r­ant­wor­tungs­bere­iche und In­ter­essen­sphären. Sehen Sie Ihre Checklisten für diese Ebene einmal im Monat durch und fragen Sie sich dabei, was weiterhin wichtig ist. Dazu gehören Ihre persönlichen Finanzen ebenso wie Per­son­al­fra­gen oder Ihre Jobposition.
   
4. 30 000 Fuß: Jetzt sind Sie auf der Ebene Ihrer Jahresziele angelangt. Welche sind das und wie können Sie sie erreichen? Für diese Fragen sollten Sie sich vierteljährlich Zeit nehmen.
   
5. 40 000 Fuß: Ihr Blick geht nun über das Jahr hinaus. Sie verfolgen Ihre Visionen und fragen sich, wie Sie Ihren langfristi­gen persönlichen oder beruflichen Erfolg definieren. Ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind, sollten Sie jährlich, aber auch während oder nach ungewohnten Ereignissen überprüfen.
   
6. 50 000 Fuß: Auf dieser höchsten Ebene geht es um das Warum. Der eine fragt nach dem Sinn der men­schlichen Existenz, der andere nach den Gründen für ein Projekt oder dem Zweck einer Un­ternehmung. Mit Ihrem persönlichen Warum sollten Sie sich zumindest immer dann befassen, wenn es ungelöste Probleme oder Differenzen gibt. Auch der Beginn eines neuen Vorhabens eignet sich für eine Prinzip­i­enklärung.

„Bei GTD geht es im Grunde genommen vielmehr um Mind-Man­age­ment als um Zeit­man­age­ment.“

Die richtigen Ar­beitsmit­tel helfen Ihnen dabei, auf den fünf Stufen Kontrolle zu erlangen und mit den sechs Ziel­hor­i­zon­ten Perspektive zu gewinnen. Überall sollten Sie Stift und Papier griffbereit haben. In den einschlägigen Com­put­er­an­wen­dun­gen können Sie Listen, Ma­te­ri­al­samm­lun­gen oder Erin­nerun­gen anlegen.

„Arbeitsabläufe zu meistern sorgt für die Kontrolle. Das natürliche Pla­nungsmod­ell und die Ziel­hor­i­zonte liefern die Perspektive.“

Und Sie brauchen im Büro, zu Hause und vielleicht auch anderswo angenehme, zweckmäßig ein­gerichtete Arbeitsplätze, an denen Sie sich gern aufhalten. Dann wird es Ihnen Freude bereiten, mit dem GTD-System Ihren Alltag in den Griff zu kriegen.